Office Manager – FR/NL

PaHRtners; Brussel; Remote; EUR 33,000 - 47,000; Full time

Benefits offered by this job

Thuiswerken

Job summary

PaHRtners zoekt een ervaren Office Manager om het management te ondersteunen, administratieve taken te coördineren en de communicatie tussen de centra, managers en externe partners te verzorgen.

De rol vereist zelfstandigheid, proactiviteit en uitstekende organisatorische vaardigheden in een veeleisende zorgomgeving. Taalvaardigheid in Frans en Nederlands is vereist; thuiswerken is mogelijk.

Qualifications

• Ruime ervaring in office management of directieassistentie
• Ervaring in de zorgsector is een plus
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en proactieve houding
• Zeer nauwkeurig en discreet werken
• Goede communicatieve vaardigheden in Frans en Nederlands

Responsibilities

• Beheer inkomende e-mails en doorsturen naar de juiste contactpersonen
• Centraliseer facturen en boekhoudkundige documenten; volg betalingen en maandelijkse exporten
• Beheer personeelsdossiers: indiensttredingen en vertrek, opvolgingsdocumenten
• Coördineer benodigdheden en materiaal voor de centra en organiseer bestellingen
• Ondersteunen bij de administratieve en logistieke opening van centra en evenementen
• Zorg voor documentatie en continuïteit van taken tijdens afwezigheden
• Samenwerken met vestigingsmanagers en dienstverleners voor een vlotte werking

Skills

Office management

Directieassistentie

Administratieve coördinatie

Frans

Nederlands

Job description

Onze klant is actief in de gezondheidszorg met vestigingen in Wallonië en Vlaanderen en opereert in een veeleisende sector, waar de kwaliteit van de zorg, reactievermogen en nauwkeurigheid centraal staan in het dagelijks werk.

Het bedrijf is opgericht en wordt geleid door professionals uit de medische wereld en wordt gedreven door een echte ondernemersgeest. Het werkt actief aan de uitbreiding van zijn netwerk, met de ambitie om een toonaangevende speler in zijn vakgebied te worden.

Om zijn groei te ondersteunen, zijn wij op zoek naar een: OFFICE MANAGER.

Verantwoordelijkheden :

Voor een Belgisch netwerk van centra die actief zijn in de gezondheidszorg zijn we op zoek naar een ervaren en zelfstandige medewerker, die het management daadwerkelijk ondersteunt, de dagelijkse administratieve afhandeling verzorgt en de coördinatie tussen de centra, hun managers, het management en externe partners vergemakkelijkt.

Uw taken :

• Inkomende e-mails beheren en doorsturen, prioritaire verzoeken van klanten opvolgen en medische vragen, klachten en verzoeken om terugbetaling doorsturen naar de juiste contactpersonen;
• Facturen en boekhoudkundige documenten centraliseren, betalingen, terugbetalingen en maandelijkse exporten opvolgen, in samenwerking met de boekhouder en de interne systemen;
• De administratieve dossiers van de medewerkers bijhouden: indiensttredingen en vertrekken, opvolgingsdocumenten, bestellingen en vernieuwing van dosismeters;
• De aanvragen voor benodigdheden en materiaal van de centra coördineren na goedkeuring, de lopende bestellingen organiseren en de schoonmaakbedrijven opvolgen;
• Meewerken aan de administratieve en logistieke voorbereiding van de opening van centra en professionele evenementen;
• Gedeelde documenten, informatiemateriaal en opvolgingsdossiers bijhouden; zorgen voor de continuïteit van de taken tijdens afwezigheden;
• De debiteurenadministratie opvolgen volgens de vastgestelde procedures en zorgen voor een duidelijke traceerbaarheid van de ondernomen acties.
• Je beschikt over ruime ervaring op het gebied van office management, directieassistentie of administratieve coördinatie, bij voorkeur in een medische praktijk of in de zorgsector;
• Je bent zelfstandig en proactief, en je kunt beslissingen nemen: je neemt initiatief en gaat proactief te werk binnen je verantwoordelijkheidsgebied;
• Je bent georganiseerd, flexibel en nauwgezet: u kunt meerdere verzoeken tegelijk afhandelen, prioriteiten stellen en samenwerken met vestigingsmanagers en dienstverleners; U bent discreet en blijft kalm en efficiënt in een veeleisende omgeving;
• U spreekt vloeiend Frans en Nederlands;
• U kunt vlot omgaan met digitale tools voor documentbeheer en -uitwisseling.
• Een veelzijdige functie die centraal staat in de werking van een netwerk van vestigingen, met regelmatige contacten met de teams in het veld en het management;
• Afwisselende verantwoordelijkheden met een concrete impact op de dagelijkse gang van zaken binnen het bedrijf;
• Een bedrijf met een ondernemende mentaliteit, in een uitdagende en dynamische omgeving.
• De mogelijkheid om thuis te werken;

Uw sollicitatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld, in overeenstemming met de AVG. PaHRtners bevordert diversiteit, gelijkheid en inclusie.