Office manager

NOEL FRANKLIN; Sint-Gillis-Waas; On-site; EUR 42,000 - 58,000; Full time

Job summary

NOEL FRANKLIN in Sint-Gillis-Waas zoekt een Office Manager om de dagelijkse kantoororganisatie te dragen en een brede mix van taken te combineren zoals administratie, HR-ondersteuning, facturatie en agendabeheer.

Je behandelt inkomende en uitgaande administratie en organiseert internationale reizen voor collega’s, bereidt offertes voor en ondersteunt werving en personeelszaken. Een veelzijdige functie binnen een gespecialiseerde technische KMO in het Waasland.

Qualifications

• Kennis van algemene administratieve processen.
• Ervaring met facturatie en crediteuren/debiteurenbeheer.
• Kennis van kantoorsoftware en documentbeheer.

Responsibilities

• Verantwoordelijk voor algehele administratieve organisatie en de dagelijkse kantoorvoering.
• Facturen verwerken en correct boeken via Exact Online.
• Betalingen voorbereiden, uitvoeren en opvolgen.

Skills

Administratieve vaardigheden

HR-ondersteuning

Facturatie

Agendabeheer

Reisplanning

Leverancierscontact

Klantcontact

Vacatures opvolging

Organisatie

Tools

Exact Online

Job description

Ben jij een administratieve duizendpoot, hou je graag het overzicht en krijg je energie van een brede functie met veel verantwoordelijkheid? Als Office Manager neem je de dagelijkse organisatie van het kantoor in handen en combineer je administratie, HR\-ondersteuning, facturatie en agendabeheer. Een veelzijdige functie binnen een gespecialiseerde technische KMO in Sint-Gillis-Waas.

Spreekt dit jou aan? Lees dan snel verder!

De functie inhoud

Wat je gaat doen als Office Manager:

• Instaan voor de algemene administratieve organisatie en zorgen dat de dagelijkse kantoorwerking vlot verloopt.
• Facturen verwerken en correct inboeken via Exact Online.
• Betalingen voorbereiden, uitvoeren en verder opvolgen.
• Offertes administratief voorbereiden en zorgen voor een correcte opvolging.
• Inkomende en uitgaande administratie structureren en nauwgezet beheren.
• Internationale reizen van collega's organiseren en praktisch voorbereiden.
• Vluchten, hotels en andere reisgerelateerde zaken boeken en opvolgen.
• Administratieve ondersteuning bieden op het vlak van HR en personeelszaken.
• Meehelpen bij de administratieve opvolging van vacatures en de zoektocht naar nieuwe technische medewerkers.
• Contact onderhouden met leveranciers, klanten en andere externe partners.
• Verschillende lopende dossiers zelfstandig opvolgen en tijdig actie ondernemen.
• De zaakvoerder en collega's ondersteunen bij uiteenlopende organisatorische en administratieve taken.
• Meedenken over hoe administratieve processen efficiënter en gestructureerder kunnen verlopen.
• Op termijn bijkomende verantwoordelijkheden opnemen afhankelijk van jouw interesses en ontwikkeling.

Onze klant

Je komt terecht bij een gespecialiseerde technische KMO in het Waasland die wereldwijd actief is binnen hogedruk\- en isostatische installaties. Vanuit België worden internationale klanten in onder meer automotive, medical, petrochemie, aerospace, aviation, onderwijs en onderzoek ondersteund met inspecties, certificering, herstellingen, consultancy, commissioning en technische oplossingen. De onderneming beschikt over meer dan 25 jaar expertise in haar niche en combineert een kleinschalige organisatie met een sterk internationale werking.