Office Manager

Hillewaere Insurance; Oost-Vlaanderen; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Bedrijfswagen

Maaltijdcheques - Ecocheques

Groepsverzekering & gewaarborgd income

Hospitalisatieverzekering en EAP

Maximale flexibiliteit voor life-life

Job summary

Hillewaere Vastgoed | Christie’s International Real Estate Belgium zoekt een dynamische Office Manager Vastgoed voor ons Gent-kantoor. Je bent de ruggengraat van het kantoor en zorgt voor vlekkeloos dossierbeheer, klantencontact en agendabeheer.

Je ondersteunt proactief het vastgoedteam, brengt structuur in processen en levert een uitzonderlijke klantenervaring. Samen met collega’s en andere kantoren werk je aan een professionele, uniforme werking.

Qualifications

• Verantwoordelijkheid nemen en ondernemende instelling.
• Eerdere professionele ervaring in een administratieve of ondersteunende functie; ervaring in vastgoed is een plus.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands; kennis van Frans en Engels is een sterke meerwaarde.
• Organisatietalent: plannen, structureren en prioriteiten stellen.
• Klantgerichtheid en servicegerichtheid in interacties.
• Zelfstandigheid en nauwkeurigheid: gestructureerd werken en oog voor detail.
• Digitale vaardigheden: vlot met courante softwarepakketten en snelle leercurve.
• Commerciële flair: begrijpen van noden in een commerciële omgeving en bijdragen aan team-succes.
• Positieve houding en teamspirit; inzet voor groei van het kantoor.
• Commitment aan groei van Hillewaere | Christie’s International Real Estate Belgium.

Responsibilities

• Dossierbeheer: administratieve opvolging en zorgvuldige samenstelling van dossiers.
• Klantencontact: aanspreekpunt via telefoon, mail en onthaal en leveren van excellente klantbeleving.
• Agendabeheer: beheer van agenda’s en optimale planning van afspraken en bezoeken.
• Administratieve afhandeling: verzamelen van informatie voor verkoop- en verhuurdossiers.
• Makelaarscontact: ondersteuning van het vastgoedteam in operationele processen.
• Office Management Team: samenwerking met andere kantoor-Office Managers voor een uniforme werking.
• Pand- en marketingpresentatie: ondersteunen van kwaliteitsvolle vastgoedpresentaties.
• Kantoororganisatie: waarborgen van vloeiende kantoorprocessen en beschikbaarheid van materiaal.

Skills

Ownership

Ervaring

Communicatieve vaardigheden

Organisatietalent

Klantgerichtheid

Zelfstandigheid en nauwkeurigheid

Digitale vaardigheden

Commerciële flair

Positieve attitude

Teamspirit & commitment

Job description

Bij Hillewaere Vastgoed | Christie’s International Real Estate Belgium zoeken we een dynamische Office Manager Vastgoed voor ons kantoor in Gent.

Als Office Manager Vastgoed ben jij de ruggengraat van het kantoor. Je zorgt ervoor dat dossiers, afspraken en klantencontacten vlot verlopen en ondersteunt het vastgoedteam op een proactieve manier.

Haal jij energie uit het ondersteunen van een commercieel vastgoedteam? Ben je klantgericht, administratief sterk en hou je ervan om structuur te brengen in een dynamische omgeving? Bouw je graag mee aan de succesverhalen van je collega’s én zorg je ervoor dat klanten een uitzonderlijke ervaring beleven?

Dan ben jij misschien wel de collega die we zoeken.

• Een correct loon vanaf dag één aangevuld met:

Bedrijfswagen én jouw verloningspakket op maat via ons Flexplan (na 1 jaar dienst)

• Maaltijdcheques - Ecocheques
• Groepsverzekering & gewaarborgd inkomen
• Hospitalisatieverzekering en EAP
• Maximale flexibiliteit voor life-life balance

Waar maak jij het verschil?

Dossierbeheer: Je ondersteunt de vastgoedmakelaars administratief en zorgt ervoor dat dossiers correct, volledig en efficiënt worden samengesteld en opgevolgd.

Klantencontact: Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor klanten via telefoon, mail en onthaal en draagt bij aan een uitstekende klantenbeleving.

Agendabeheer: Je beheert de agenda’s van je vastgoedcollega’s en zorgt voor een optimale planning van afspraken, bezoeken en opvolgmomenten.

Administratieve afhandeling: Je verzamelt alle noodzakelijke informatie voor verkoop- en verhuurdossiers en zorgt voor een nauwkeurige administratieve verwerking.

Makelaarscontact: Je ondersteunt de samenwerking binnen het vastgoedteam en helpt mee structuur te brengen in overlegmomenten en operationele processen.

Office Management Team: Je werkt nauw samen met de Office Managers uit de andere Hillewaere-kantoren en draagt bij aan een uniforme en professionele werking.

Pand- en marketingpresentatie: Dankzij jouw oog voor detail en esthetiek help je mee aan een kwalitatieve en aantrekkelijke presentatie van onze vastgoedportefeuille.

Kantoororganisatie: Je waakt over de algemene kantoorwerking en zorgt ervoor dat marketingmateriaal en bureelbenodigdheden steeds beschikbaar zijn.

Wie ben jij?

Ownership: Je neemt verantwoordelijkheid op en hebt een ondernemende ingesteldheid.

Ervaring: Je hebt bij voorkeur een eerste professionele ervaring in een administratieve of ondersteunende functie. Ervaring binnen vastgoed is een plus.

Communicatieve vaardigheden: Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands. Kennis van Frans en Engels is een sterke meerwaarde.

Organisatietalent: Plannen, structureren en prioriteiten stellen zijn jouw tweede natuur.

Klantgerichtheid: Je bent servicegericht, professioneel en vriendelijk in elke interactie.

Zelfstandigheid en nauwkeurigheid: Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en hebt oog voor detail.

Digitale vaardigheden: Je werkt vlot met courante softwarepakketten en maakt je nieuwe systemen snel eigen.

Commerciële flair: Je begrijpt de noden van een commerciële omgeving en draagt actief bij aan het succes van het team.

Positieve attitude: Je straalt enthousiasme uit en bent een aangename collega om mee samen te werken.

Teamspirit & commitment: Je gelooft in samenwerking en wil mee bouwen aan de verdere groei van Hillewaere | Christie’s International Real Estate Belgium.

Nu al ontdekken wie je collega’s zijn? Ook dat is...