Office Manager

Konvert Interim Leuven; Herent; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Konvert Interim Leuven zoekt een hands-on Office Manager die achter de schermen zorgt dat alles vlot verloopt en de dagelijkse werking ondersteunt. Je neemt praktische en administratieve verantwoordelijkheden op, houdt het overzicht en denkt vooruit.

Je onderhoudt kantoororganisatie, verzorgt facility management, beheert het wagenpark en stock en ondersteunt HR-m leads bij diverse taken. Daarnaast organiseer je vergaderingen en events en faciliteer je presentaties en documenten.

Qualifications

• Ervaring in kantoororganisatie en algemeen secretariaat.
• Proactieve en gestructureerde werkhouding.
• Goede communicatieve vaardigheden en organisatievermogen.

Responsibilities

• Zorg voor een vlot draaiend kantoor en beheer facility management.
• Beheer wagenpark, onderhoud en verzekeringen.
• Beheer stock, bestel/volg bestellingen en administratieve opvolging.
• Ondersteun HR-manager bij diverse taken.
• Organiseer interne en externe vergaderingen en evenementen.

Skills

Office management

Facility management

Fleet management

Stock management

HR administrative support

Meeting coordination

Job description

Voor een KMO actief in de parkeersector in Herent zoekt Konvert een hands-on Office Manager. Als Office Manager ben je een belangrijke schakel in de dagelijkse werking. Je zorgt ervoor dat achter de schermen alles vlot verloopt en neemt heel wat praktische en administratieve verantwoordelijkheden op. Je houdt het overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles goed georganiseerd is.

Je staat onder meer in voor de algemene kantoororganisatie en het operationele beheer:

• Je zorgt voor een vlot draaiend kantoor en neemt het facility management voor je rekening.
• Je beheert het wagenpark en volgt onderhoud, keuringen, verzekeringen en andere praktische zaken op.
• Je staat in voor het stockbeheer en plaatst en volgt bestellingen op.
• Je beheert de verschillende verzekeringsdossiers en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.
• Je ondersteunt de HR-manager bij diverse administratieve taken.
• Je organiseert interne en externe vergaderingen en evenementen.

Je biedt praktische en administratieve ondersteuning aan de bestuurders:

• Je beheert agenda's en helpt bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen.
• Je volgt afspraken en dossiers mee op en zorgt ervoor dat de nodige informatie tijdig beschikbaar is.
• Je ondersteunt bij presentaties, contracten en projecten.
• Je neemt waar nodig de praktische organisatie van meetings, events en zakenreizen op jou.