Office manager

VLAAMSE UNIVERSITEITEN EN HOGESCHOLEN RAAD; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Terugbetaling woon-werkverkeer met het

20 wettelijke verlofdagen voor voltijd

15 aanvullende verlofdagen

Maaltijdcheques van 10 euro per gewerk

Job summary

Vlaamse Hogescholenraad zoekt een office manager die zorgt voor een vlekkeloze organisatie van financiële, HR en administratieve processen. Je ondersteunt de secretaris-generaal, managet begrotingen en administratief opvolgen van personeels- en financiële documenten.

Je hebt een bachelordiploma en minstens tien jaar ervaring, waarvan vier jaar in soortgelijke functies. Nederlands is vereist; Frans en Engels ken je basis.

Qualifications

• Minimaal een bachelordiploma.
• Ten minste tien jaar ervaring, waarvan vier jaar in een vergelijkbare functie.
• Kennis van financiën, HR en administratieve processen.
• Goede beheersing van Nederlands; kennis van Frans en Engels.

Responsibilities

• Organiseren van de financiële, HR, administratieve en organisatorische processen.
• Ondersteunen van de secretaris-generaal en opvolgen van personeelsbeleid.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Onboarding van nieuwe medewerkers en on-the-job training.

Skills

Persoonlijk leiderschap

Organisatiebetrokkenheid

Samenwerken

Dienstverlenend optreden

Netwerken

Managen van processen

Motiveren / richting geven

Probleemoplossend werken

Education

Bachelor( degree)

Job description

Functieomschrijving

Als office manager sta je in voor het goede verloop van financiële, human resources, administratieve en organisatorische processen binnen de organisatie van de Vlaamse Hogescholenraad.

Je staat in voor het organiseren van de operationele processen binnen de organisatie, de ondersteuning van de secretaris-generaal en het opvolgen, operationaliseren en uitvoeren van het personeelsbeleid in samenwerking met de secretaris-generaal.

Resultaatsgebieden en verantwoordelijkheden:

1. Organiseren van de financiële, human resources, administratieve en organisatorische processen

• Uitvoeren, coördineren en opvolgen van de financiële, personeelsgerelateerde, organisatorische en administratieve ondersteunende taken.
• Toezien op kwaliteitsvolle en efficiënte uitvoering van taken.
• Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen in samenwerking met de secretaris-generaal.

2. Ondersteunen van de secretaris-generaal

• Beheren van agenda, en briefverkeer secretaris-generaal.
• Logistiek en organisatorisch ondersteunen bij vergaderingen en overlegmomenten van secretaris-generaal.
• Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de uitvoering van de operationele processen.
• Voorbereiden, administratief opvolgen van de begrotingen, , financiële overzichten, personeels- of andere documenten.
• Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders met betrekking tot financiën, human resources en administratieve gegevens.

4. Ondersteunen, operationaliseren en uitvoeren van personeelsbeleid

• Operationaliseren en uitvoeren van het personeelsbeleid.
• Uitdragen en promoten van een kwaliteitscultuur.
• Organiseren van de onboarding van nieuwe medewerkers en on-the-job training

Je beschikt over een bachelordiploma en hebt minstens tien jaar ervaring, waarvan vier jaar in een vergelijkbare functie. Ervaring in personeelsadministratie en financiële opvolging is daarbij een vereiste. Je beheerst het Nederlands volgens de taalvereisten van het hoger onderwijs en hebt kennis van het Frans en Engels.

Je beschikt over de volgende competenties:

• Persoonlijk leiderschap en integriteit. Je handelt consequent, integer en geeft het goede voorbeeld.
• Organisatiebetrokkenheid. Je bewaakt en verdedigt de belangen van de organisatie.
• Samenwerken. Je creëert synergie en stimuleert samenwerking binnen en buiten de organisatie.
• Dienstverlenend optreden. Je speelt in op de behoeften van belanghebbenden en optimaliseert dienstverlening.
• Netwerken. Je ontwikkelt en bestendigt professionele relaties.
• Managen van de processen binnen de organisatie. Je zet de processen van de organisatie op en volgt de uitvoering ervan op.
• Motiveren, overtuigen en richting geven. Je motiveert medewerkers.
• Probleemoplossend werken. Je onderneemt concrete en gerichte acties om doelstellingen te bereiken of te overstijgen.

Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur met ingang zo snel als mogelijk. Heb je momenteel een statutair ambt bij de Vlaamse overheid, dan verloopt de overeenkomst met de Vlaamse Hogescholenraad met de instelling waar je tewerkgesteld bent.

Je ontvangt een salaris overeenkomstig de salarisschaal hoger onderwijs B22 waarbij relevante ervaring in rekening wordt gebracht.

Extralegale voordelen

• Terugbetaling woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• 20 wettelijke verlofdagen voor een voltijdse medewerker in een vijfdagenstelsel
• 15 aanvullende verlofdagen in functie van gepresteerde maanden in het vakantiejaar
• Maaltijdcheques van 10 euro per gewerkte dag

Je hebt al eerder gesolliciteerd voor deze functie.

Dan ben je op de juiste plaats geland, Jobat.be heeft 71 Management assistant / secretariaat jobs ter beschikking in Brussel.