Executive Assistant & AI Partner to the CEO

Es99; Evere; On-site; EUR 40,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Contract onbepaalde duur

Bedrijfswagen en tankkaart

Bonus

Hospitalisatieverzekering

Job summary

Humae biedt een Management assistant / secretariaat-positie in Brussel aan, gericht op het ontwikkelen van efficiënte workflows en digitalisering onder leiding van de CEO. Je combineert organisatorisch talent met een scherp oordeel en een proactieve aanpak in een meertalige Belgische organisatie.

Je beheert de agenda, bereidt meetings voor en werkt aan verslaglegging en opvolging. Ervaring met AI-tools en een sterke talenkennis Frans/Nederlands zijn vereist; er is ruimte voor groei en formele

Qualifications

• Master of gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring dichtbij een directie of equivalente academische achtergrond.
• Uitstekend Nederlands, mondeling en schriftelijk; zeer goed Frans.
• Concrete ervaring met AI-tools zoals ChatGPT, Claude of Copilot in dagelijkse werk.
• Gestructureerd, nauwkeurig en assertief; bewaak de agenda van de CEO.
• Anticipeer in plaats van te wachten op instructies; discretie is vereist.
• Meertalige omgeving; bereid zijn te reizen naar verschillende sites.

Responsibilities

• Beheer de agenda en mailbox van de CEO en bepaal prioriteiten.
• Bereid vergaderingen voor, schrijf heldere notities en synthesenota's.
• Volg besluiten op tot implementatie en verwelkom klanten/partners namens de CEO.
• Zoek en test AI-tools en bouw workflows om repetitief werk weg te nemen.
• Draag bij aan strategische dossiers voor vergaderingen en fungeer als sparringpartner digitalisering.

Skills

Directie-ervaring

Nederlands (uitstekend)

Frans (zeer goed)

AI-tools ervaring (ChatGPT/Claude/Cop-

Discreet en assertief

Education

Master of gelijkwaardig door ervaring

Job description

Vacatures Administratie »Management assistant / secretariaat in Brussel: 59 jobs

Onbepaalde duur Voltijds

Functieomschrijving

Ben jij klaar om naast een CEO te staan in plaats van achter hem? Zoek je een rol waarin je organisatietalent, je oordeel en je feeling voor AI alle drie tellen?

Bij Humae zijn we geen HR-kantoor zoals de andere. We zijn opgericht door ondernemers die zelf bedrijven hebben geleid, gestructureerd en getransformeerd. We weten dus waar het over gaat wanneer een directie versterking zoekt. Voor een van onze partners, een stevige Belgische groep in zakelijke dienstverlening met vestigingen, zoeken we de rechterhand van de CEO. De groep heeft uitgesproken groeiambities, onder meer in Vlaanderen.

Dit is geen klassiek directiesecretariaat. Je beheert de agenda en de mailbox, maar je bouwt vooral de manier van werken die daarachter zit: welke taken kunnen weg, welke kunnen automatisch, en met welke tools.

Organiseren en opvolgen
Je neemt de agenda, de mailbox en de reisplanning van de CEO in handen en beslist mee wat prioriteit krijgt. Je bereidt vergaderingen voor, schrijft heldere verslagen en synthesenota's, en volgt op wat er beslist is tot het ook echt gebeurd is. Klanten en partners die langskomen, ontvang je namens de CEO.

Automatiseren en digitaliseren
Dit is wat de functie onderscheidt. Je zoekt de juiste AI-tools, test ze uit en zet ze in om terugkerend werk weg te nemen. Je bouwt werkbare workflows in plaats van proefprojecten, je deelt wat werkt met de rest van de organisatie en je bent voor de CEO de sparringpartner over digitalisering.

Meedenken
Je bereidt de dossiers voor strategische vergaderingen voor en brengt je eigen lezing mee. Voor de verdere ontwikkeling van de groep in Vlaanderen ben je bovendien de brug op taalkundig en cultureel vlak.

• Master of gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring dicht bij een directie, of een sterk academisch profiel dat klaar is voor die sprong.
• Uitstekend Nederlands, mondeling en schriftelijk, en een zeer goed niveau Frans. Beide zijn dagelijkse werktalen.
• Concrete ervaring met AI-tools zoals ChatGPT, Claude of Copilot, niet als nieuwsgierigheid maar in je dagelijkse werk.
• Gestructureerd, nauwkeurig en assertief: je durft de agenda van een CEO te bewaken.
• Je anticipeert in plaats van te wachten op instructies, en je bent discreet met wat je te horen krijgt.
• Je voelt je thuis in een meertalige omgeving en verplaatsingen naar de sites schrikken je niet af.

DIT IS NIETS VOOR JOU ALS
Je een strikt afgebakende administratieve functie zoekt, liever wacht tot iemand je zegt wat te doen, niet graag van locatie verandert, of AI eerder als hype dan als werkinstrument ziet.

Wat wij bieden

• Een contract van onbepaalde duur, voltijds, met een 4/5-regeling die bespreekbaar is.
• Een salaris in lijn met je ervaring, met bedrijfswagen en tankkaart, prestatiegebonden bonus, hospitalisatieverzekering en forfaitaire onkostenvergoeding. De loonvork bespreken we open in het eerste gesprek.
• Een zichtbare rol met directe toegang tot de leiding van de groep en tot de beslissingen die ertoe doen.
• Voor wie ambitie heeft, op termijn reële doorgroei naar bredere management-, project- of operationele rollen.

Je hebt al eerder gesolliciteerd voor deze functie.

Dan ben je op de juiste plaats geland, Jobat.be heeft 59 Management assistant / secretariaat jobs ter beschikking in Brussel.