Directieassistent(e) - Algemene Directie (niveau B)

Mont-De-Piété; Brussel Hoofdstad; On-site; EUR 40,000 - 65,000; Full time

Job summary

De Berg van Barmhartigheid van de Stad Brussel zoekt een directieassistent(e) om de directeur-generaal en het Directiecomité te ondersteunen. U bereidt agenda's voor, organiseert vergaderingen en zorgt voor tijdige opvolging van dossiers en correspondentie in een Brusselse openbare instelling met een lange maatschappelijke traditie.

U beheert documenten, archieven en vertaalbehoeften, coördineert taken met diverse teams en bewaakt zichtbare deadlines terwijl u bijdraagt aan de verbetering van

Qualifications

• Diploma hoger onderwijs van het korte type in een relevant vakgebied zoals secretariaat, management, rechten, HR of talen.
• Aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie.
• Uitstekende schriftelijke en mondelinge vaardigheden in Frans en Nederlands.
• Kennis van Microsoft Office en Outlook.

Responsibilities

• Agendabeheer en afspraken van de directeur-generaal en Directiecomité voorbereiden en opvolgen.
• Vergaderingen organiseren, dossiers voorbereiden en brieven verwerken.
• De informatiestroom waarborgen en deadlines volgen, met aandacht voor kwaliteit.
• Samenwerken met alle teams en beheren van archieven en documentatie.
• Vertegenwoordigen van vertaalbehoeften en contacten met kunstenaars.

Skills

Agendabeheer

Organisatievaardigheden

Frans vloeiend

Nederlands vloeiend

Digitale communicatie

Education

Korte-type hoger onderwijsdiploma in secretariaat/ management/ rechten/ HR/ talen

Tools

Microsoft Office

Outlook

Job description

Wat als u met uw organisatietalent een unieke openbare instelling kon versterken?

De Berg van Barmhartigheid van de Stad Brussel is op zoek naar een directieassistent(e) om de directeur-generaal en de leden van het Directiecomité te ondersteunen.

U staat centraal in de organisatie en vergemakkelijkt het werk van de Directie. U bereidt vergaderingen en bijeenkomsten van de Raad van Bestuur voor, volgt deadlines op en draagt bij aan een vlotte informatiedoorstroming.

Een veelzijdige en zelfstandige functie binnen een Brusselse instelling die al meer dan 400 jaar via pandleningen een alternatief biedt voor het klassieke krediet, openbare veilingen organiseert en kunstenaars verwelkomt in haar kunstencentrum in het hart van de Marollen.

Het werk van de Directie vergemakkelijken

U biedt dagelijkse ondersteuning aan de directeur-generaal en de leden van het Directiecomité: agendabeheer en afspraken, organisatie van vergaderingen, voorbereiding van dossiers, verwerking van de briefwisseling en opvolging van de mailboxen.

U anticipeert ook op belangrijke deadlines: contractverlengingen, aflopende overheidsopdrachten en andere dossiers die de aandacht van de Directie vereisen.

Organiseren en opvolgen

U bereidt de vergaderingen van de Raad van Bestuur voor, van het versturen van de uitnodigingen en het samenstellen van de dossiers tot het onthaal van de deelnemers.

U zorgt voor een goede organisatie van documenten, archieven en contactendatabanken, coördineert de vertaalbehoeften en draagt actief bij aan de verbetering van de organisatie en de werking van het secretariaat.

U weet dringende van belangrijke zaken te onderscheiden en respecteert deadlines zonder de kwaliteit van het werk uit het oog te verliezen.

Deelnemen aan het leven van de Berg van Barmhartigheid

In uw functie werkt u ook samen met alle teams van de instelling, onder meer tijdens de openbare veilingen. U neemt deel aan het beheer van het kunstencentrum (planning, overeenkomsten voor terbeschikkingstelling, oproepen tot kandidaatstelling) en onderhoudt contacten met kunstenaars.

U beschikt over een uitstekende spelling, kunt vlot werken in het Frans en het Nederlands en beheerst de Microsoft-toepassingen en Outlook.

U beschikt minstens over een diploma hoger onderwijs van het korte type in een voor de functie relevant vakgebied, zoals secretariaat, management, rechten, human resources of talen, en hebt aantoonbare ervaring in een gelijkaardige functie.

Wij bieden u een contract van onbepaalde duur , volgens weddeschaal B die van toepassing is op de lokale besturen van het Brussels Gewest.

Een veelzijdige functie in rechtstreeks contact met de Algemene Directie, binnen een kleinschalige Brusselse openbare instelling met een concrete maatschappelijke opdracht ten dienste van de bevolking.

Français, Outlook, Planning, Management, Direction générale, Droit, Courrier, Direction, Management, Néerlandais, Overheidsopdracht, Art, Enseignement, Frans, Management, Onthaal, Outlook, Aanpassingsvermogen, Agendabeheer, Onderwijs, Électronique, Spelling, Juridische richting, Nederlands, Krediet, Vente, Orthographe, Secrétariat, Ressources humaines