Office Manager

Administratie, HR en office support; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 65,000; Full time

Benefits offered by this job

Aantrekkelijk salarispakket

Professionele werkomgeving

Korte communicatielijnen

Job summary

Advocatenkantoor in Antwerpen zoekt een gedreven Office Manager (m/v/x) om samen met een collega de dagelijkse gang van zaken van het kantoor te beheren. Je staat centraal in klantcontact, administratieve taken en dossiers.

Je zorgt voor een vlotte communicatie met cliënten en advocaten, plant afspraken en bewaakt deadlines. Een professionele werkomgeving met korte lijnen en een aantrekkelijk salarispakket wordt geboden.

Qualifications

• Ervaring binnen een administratieve, secretariaats- of office managementfunctie.
• Goede kennis van MS Office.
• Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband.

Responsibilities

• Beantwoorden van inkomende telefoons en ontvangst van cliënten.
• Plan kennismakingsgesprekken en verwijs cliënten naar de juiste advocaat.
• Verstrekken van basisinformatie over de werking van het kantoor.
• Ondersteunen van advocaten administratief en opvolging van dossiers.
• Opstellen, controleren en verzenden van documenten en correspondentie.
• Beheren van digitale en papieren dossiers en archiveren.
• Beheren van de algemene mailbox en opvolgen van aanvragen.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Organisatievermogen

Initiatief

Discretie

Teamwerk

Tools

MS Office

Job description

Maak het verschil in een dynamisch advocatenkantoor

Voor onze klant Advocatenkantoor in Antwerpen zijn wij op zoek naar een gedreven Office Manager (m/v/x).

In deze veelzijdige functie ben je samen met een collega verantwoordelijk voor het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor. Je komt terecht in een professionele omgeving waar discretie, klantgerichtheid en organisatie centraal staan.

Jouw rol & takenpakket

Als Office Manager ben je het eerste aanspreekpunt van het kantoor en zorg je ervoor dat alles administratief vlot verloopt.

• Je beantwoordt inkomende telefoons en ontvangt cliënten op een professionele en warme manier.
• Je plant kennismakingsgesprekken in en verbindt cliënten door naar de juiste advocaat.
• Je verstrekt basisinformatie over de werking van het kantoor.
• Je ondersteunt de advocaten administratief en zorgt voor een efficiënte opvolging van dossiers.
• Je maakt documenten en correspondentie op, controleert deze en verzorgt de verzending.
• Je beheert zowel digitale als papieren dossiers en zorgt voor een correcte archivering.
• Je beheert de algemene mailbox, behandelt inkomende e-mails en volgt administratieve aanvragen op.
• Je werkt nauw samen met een collega Office Manager en zorgt voor een vlotte taakverdeling en onderlinge back-up.
• Je beheert agenda's van advocaten en plant interne en externe afspraken in.
• Je bewaakt deadlines, coördineert wijzigingen en zorgt ervoor dat afspraken efficiënt worden opgevolgd.
• Je ondersteunt de founder ook bij praktische en persoonlijke afspraken, zoals reservaties, verplaatsingen en reizen.

Jouw profiel

• Je hebt ervaring binnen een administratieve, secretariaats- of office managementfunctie.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en houdt het overzicht, ook wanneer verschillende taken samenkomen.
• Je bent communicatief sterk en voelt je comfortabel in contact met cliënten en externe partijen.
• Je kan jezelf goed uitdrukken in Nederlands, Frans en Engels
• Je bent discreet en gaat vertrouwelijke informatie professioneel om.
• Je neemt initiatief en werkt zowel zelfstandig als in teamverband vlot samen.
• Je hebt een goede kennis van de MS Office-toepassingen.
• Ervaring binnen een juridische of professionele dienstverlenende omgeving is een pluspunt.

Wat bieden wij?

• Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een gerenommeerd advocatenkantoor.
• Een hechte samenwerking met ervaren collega's.
• Een professionele werkomgeving met korte communicatielijnen.
• Een aantrekkelijk salarispakket.

Referentienummer: 000517477.