Office Coordinator - Brussel

Michael Page; Belgique; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Michael Page zoekt een Office Coordinator die de spil van het kantoor is en zorgt voor een efficiënte administratieve werking. Je beheert ledendossiers, ondersteunt HR-processen en coördineert het Office Management.

Je werkt nauw samen met leveranciers en externe partners, bereidt boekhouding voor en fungeert als contactpunt voor de externe boekhouder. Daarnaast organiseer je interne vergaderingen en evenementen en draag je bij aan procesverbeteringen.

Responsibilities

• Beheer en opvolging van ledendossiers
• Back-up voor het onthaal bij afwezigheid van de receptionist(e)
• Opvolging van HR-administratie en samenwerking met het sociaal secretariaat
• Voorbereiden van de boekhouding en fungeren als aanspreekpunt voor de externe boekhouder
• Verwerken en controleren van aankoop- en verkoopfacturen
• Opvolgen van betalingen en administratieve dossiers
• Informeren en ondersteunen van (potentiële) leden
• Beheer en actualisatie van het ledenbestand
• Contact onderhouden met leveranciers en externe partners
• Organiseren van interne vergaderingen en evenementen
• Algemene office management en administratieve ondersteuning
• Meedenken over verbeteringen van interne processen

Job description

Als Office Coordinator ben je de spil van het kantoor en zorg je ervoor dat alle administratieve processen efficiënt verlopen. Je neemt een brede rol op waarin je verantwoordelijk bent voor ledenbeheer, financiële administratie, HR-support en office management.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een non-profitorganisatie met een sterk ledennetwerk en een aangename, mensgerichte bedrijfscultuur. Je komt terecht in een stabiele omgeving waar samenwerking, vertrouwen en initiatief centraal staan. Om het team verder te versterken, zijn zij op zoek naar een ervaren Office Coordinator die de dagelijkse administratieve en organisatorische werking in goede banen leidt.

Omschrijving

• Beheer en opvolging van ledendossiers
• Back-up voor het onthaal bij afwezigheid van de receptionist(e)
• Opvolging van HR-administratie en samenwerking met het sociaal secretariaat
• Voorbereiden van de boekhouding en fungeren als aanspreekpunt voor de externe boekhouder
• Verwerken en controleren van aankoop- en verkoopfacturen
• Opvolgen van betalingen en administratieve dossiers
• Informeren en ondersteunen van (potentiële) leden
• Beheer en actualisatie van het ledenbestand
• Contact onderhouden met leveranciers en externe partners
• Organiseren van interne vergaderingen en evenementen
• Algemene office management en administratieve ondersteuning
• Meedenken over verbeteringen van interne processen