Office Coordinator

Vivaldis Interim; Merelbeke-Melle; Sur place; EUR 31 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Vivaldis Interim in Merelbeke is op zoek naar een Office Coördinator die telefoons en e-mails afhandelt, bezoekers ontvangt en een breed pakket aan administratieve taken oppakt. Je beheert agenda's, wagenpark en inkoop, en organiseert beurzen en klantbezoeken. Ook het boeken van reizen en vervoer behoort tot de verantwoordelijkheden. Flexibiliteit bij last-minute wijzigingen is vereist.

Qualifications

• Ervaring met telefoon- en e-mailafhandeling
• Administratieve taken en documentbeheer
• Ervaring met agenda- en evenementenorganisatie

Responsabilités

• Behandelen inkomende telefoons en e-mails en onthaal van bezoekers
• Verzorgen van diverse administratieve taken zoals agendabeheer, wagenpark, aankopen van kantoormateriaal en verwerking van facturen
• Organiseren van interne en externe evenementen en bezoeken (beurzen, trainingen, klantbezoeken)
• Boeken van vluchten, hotel en vervoer voor klanten en medewerkers
• Zorgen voor flexibiliteit bij last-minute wijzigingen

Connaissances

Klantenservice

Administratieve taken

Agenda beheren

Evenementenorganisatie

Reizen boeken

Outils

Office-suite

Description du poste

Voor een bedrijf in Merelbeke met internationale klanten, zijn we op zoek naar een Office Coördinator.

Heb jij ervaring en ben je klaar om direct in te springen?

Het takenpakket:

• Met de gepaste klantvriendelijkheid sta je in voor de verwerking van de inkomende telefoons en e-mails. Ook het dagelijkse onthaal van de bezoekers op het hoofdkantoor wordt door jou verzorgd.
• Je staat in voor allerhande administratieve taken, waaronder het agendabeheer, wagenparkbeheer, aankoop kantoormateriaal en verwerking van binnenkomende facturen en documenten.
• Je bent verantwoordelijk voor de praktische organisatie van evenementen, zowel intern als extern. Dit kan zelfs gaan om beurzen, trainingen, internationale klantenbezoeken alsook om eigen bedrijfsevents.
• Je organiseert op een efficiënte manier het boeken van vluchten, accommodaties en vervoer. Dit zowel voor onze klanten als voor onze medewerkers.
• Dankzij jouw flexibiliteit weet je het hoofd te bieden aan last-minute wijzigingen.
• ....