Office Assistant - Groot advocatenkantoor - Centrum Antwerpen

Jobat; Antwerpen; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Een toonaangevend advocatenkantoor in Antwerpen zoekt een administratieve duizendpoot ter ondersteuning van dagelijkse processen en documentbeheer. U beheert communicatie, coördineert agenda's en ondersteunt bij het opstellen van procesdossiers.

De rol vereist nauwkeurigheid, organisatorische vaardigheden en bekendheid met interne procedures voor documentflow en compliance. U bent het aanspreekpunt voor collega's en externe contacten in een professionele werkomgeving in het hart van Antwerpen.

Qualifications

• Beheren van inkomende en uitgaande communicatie
• Kennis van interne compliance-richtlijnen is een plus
• Sterke organisatorische capaciteiten en nauwkeurigheid

Responsibilities

• Beheren van alle inkomende en uitgaande communicatie, inclusief post en e-mail.
• Coördineren en opvolgen van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken en archiveren van juridische documenten volgens procedures.
• Voorbereiden, afwerken en samenstellen van stukkenbundels en procesdossiers.
• Ondersteunen bij print-, scan-, kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
• Uitvoeren van conflictchecks en cliëntenacceptatieprocedures volgens compliance.
• Assisteren bij jaaroverzichten, rapporteringen en administratieve controles.
• Waken over een correcte en efficiënte documentflow binnen het kantoor.

Job description

Onze klant is een toonaangevend advocatenkantoor gevestigd in het hart van Antwerpen. Met een team van gespecialiseerde juridische professionals biedt het kantoor hoogwaardig advies aan een brede waaier van nationale en internationale cliënten. De organisatie staat bekend om haar professionele werkomgeving, kwalitatieve dienstverlening en collegiale bedrijfscultuur.

Jobomschrijving

• Beheren van alle inkomende en uitgaande communicatie, waaronder post, e-mails en algemene correspondentie.
• Coördineren en opvolgen van agenda's, vergaderingen en administratieve planning.
• Verwerken, klasseren en archiveren van juridische documenten en dossiers volgens de geldende procedures.
• Voorbereiden, afwerken en samenstellen van stukkenbundels en procesdossiers met oog voor detail en kwaliteit.
• Ondersteunen bij print-, scan-, kopieer- en digitaliseringsopdrachten.
• Uitvoeren van conflictchecks en cliëntenacceptatieprocedures in lijn met de interne compliance-richtlijnen.
• Assisteren bij de opmaak van jaaroverzichten, rapporteringen en administratieve controles.
• Waken over een correcte en efficiënte documentflow binnen het kantoor.
• Fungeren als aanspreekpunt voor administratieve en organisatorische vragen van collega's en externe contacten.