Office Assistant

Lootens België, BU Deinze; Nazareth-De Pinte; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Lootens België, BU Deinze zoekt een administratieve collega voor onze afdeling Administratie in Deinze/Nazareth-De Pinte. Je combineert administratie, organisatie en onthaal en bent het vertrouwde aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers.

Je voelt je goed in een veelzijdige rol waar je verantwoordelijkheid kan nemen en initiatief mag tonen. Verantwoordelijk voor verificatie van aankoopfacturen, projectdossiers en tijdsregistratie, met ondersteuning van projectleiders.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor administratie, organisatie en onthaal.
• Vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers.
• Inzicht in projectdossiers en tijdsregistratie.
• Verzorgt rapporteringen en ondersteunt projectleiders.
• Beheer van documenten en input in systemen.

Responsabilités

• Administratie & opvolging: verificatie van aankoopfacturen, beheren van dossiers in bouwsoftware, tijdsregistratie en rapportering.
• Organisatie & ondersteuning: kantoorbeheer, leverancierscontact, interne events en regelingen.
• Onthaal & aanspreekpunt: warm onthaal, mailboxbeheer, vraagbaak voor collega’s.
• Compliance & extra’s: opvolging van documenten als Limosa en veiligheidsdocumenten.

Connaissances

Administratieve vaardigheden

Organisatie

Onthaal/klantcontact

Communicatieve vaardigheden

Teamwerk

Outils

Bouwsoftware

Description du poste

Lootens, gevestigd in Deinze, Nazareth -De Pinte, Turnhout (BE) en Breda (NL), is een vooruitstrevend familiebedrijf, gespecialiseerd in maximale beglaasde stalen ramen en deuren en vliesgevels.

Als marktleider in België hebben we zowel nationaal als internationaal uitzonderlijke referenties opgebouwd, zoals het nieuwe gebouw van de Europese Unie, de Boekentoren, het Gerechtsgebouw en het Wintercircus in Gent en het Afrika Museum in Tervuren.

D e vier kernwaarden (KRAK) die ons succes definiëren en ons onderscheiden in de markt zijn Klantgerichtheid, Respect, Ambitie en Kwaliteit.

Voor onze afdeling Administratie zijn we op zoek naar een nieuwe collega. J ij bent de kracht die ervoor zorgt dat alles vlot loopt. Je combineert administratie, organisatie en onthaal en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega’s, klanten en leveranciers. Je voelt je goed in een veelzijdige rol waar je verantwoordelijkheid kan nemen en initiatief mag tonen

Wat je zal doen:

Administratie & opvolging

• Verificatie van aankoopfacturen op juistheid & volledigheid
• Inbrengen en beheren van projecten/dossiers in onze bouwsoftware
• Administratieve ondersteuning voor projectleiders
• In overleg met de calculatiedienst feedback verstrekken op prijsaanvragen
• Opvolgen van aan- en afwezigheden (incl. Checkin@Work) en toezien op een correcte tijdsregistratie, het correct gebruik van projectcodes en dit in nauwe samenwerking met de betrokken medewerkers
• Uitvoeren en opvolgen van rapporteringen
• Klassement en digitale verwerking van dossiers

Organisatie & ondersteuning

• Dagelijks kantoorbeheer: bestellingen plaatsen, werkkledij opvolgen, opvolgen dagelijkse praktische zaken
• Opvolgen van bestellingen en contact met leveranciers bij vragen of afwijkingen
• Organisatie van kleine interne events en praktische regelingen (sporadisch)
• Boekingen van hotels, restaurants, wagens of vluchten (sporadisch)

Onthaal & aanspreekpunt

• Warm onthaal van bezoekers en klanten
• Beheer van de algemene mailbox en inkomende post
• Interne vraagbaak voor collega’s: je denkt mee en zoekt oplossingen

Compliance & extra’s

• Opvolging van werfgebonden documenten: ie van Limosa, A1, Dimona en veiligheidsdocumenten
• Correcte input in de verschillende platformen
• Interesse in welzijn & veiligheid en administratieve ondersteuning van onze interne preventieadviseur