Office & Administration Manager

UNIQUE GENT; Drongen; Sur place; EUR 42 000 - 54 000; Plein temps

Résumé du poste

Unique Gent zoekt een office manager die als centraal aanspreekpunt fungeert voor bezoekers, klanten en partners en het team ondersteunt bij de dagelijkse werking van het architectenbureau.

Je verzorgt financieel beheer, onthaal en communicatie, planning en kantoorbeheer, administratieve ondersteuning en HR-administratie, en coördineert interne ICT-activiteiten samen met de zaakvoerder en operationele manager.

Responsabilités

• Centraal aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners.
• Administratieve taken combineren met interne coördinatie en ICT-ondersteuning.
• Ondersteunen van de zaakvoerder en operationele manager bij de dagelijkse werking.

Description du poste

Als office manager ben je het centrale aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en partners en ondersteun je het team bij de dagelijkse werking van het architectenbureau. Je zorgt voor een vlotte organisatie en combineert administratieve taken met financiële opvolging en interne coördinatie. Je werkt nauw samen met de zaakvoerder en de operationele manager.

• Financieel beheer: opmaken en versturen van facturen, opvolgen van betalingen en verwerken van inkomende facturen.
• Onthaal en communicatie: ontvangen van bezoekers, beheren van mailbox en telefoon en beantwoorden of doorverwijzen van vragen.
• Planning en kantoorbeheer: organiseren van afspraken, beheren van kantoormateriaal en opvolgen van leveranciers.
• Administratieve ondersteuning: beheren van documenten, dossiers en correspondentie, ondersteunen van architecten en actualiseren van gegevens in ArchX.
• HR-administratie: ondersteunen bij personeelsdocumenten, prestatiestaten, verzekeringen en opleidingen.
• Interne organisatie en ICT: coördineren van praktische activiteiten en fungeren als eerste aanspreekpunt bij eenvoudige ICT-problemen.