Medewerker Contact Center Infrabel Academy (H/F/X)

AIB; Belgique; On-site; EUR 30,000 - 42,000; Full time

Job summary

AIB zoekt een klantgerichte medewerker voor het Contact Center/Secretariaat op onze campus. Je beheert functionele mailboxen, beantwoordt vragen en schakelt door naar planners en trainers.

Daarnaast ben je eerste aanspreekpunt, voer je administratie zoals bestellingen en post uit, verwelkom je bezoekers en bewaak je de veiligheidsregels. Samenwerking met Trainers en Logistiek staat centraal.

Qualifications

• Bachelor of gelijkwaardige ervaring vereist.
• Vloeiende kennis van Nederlands en Frans.
• Moedertaalniveau Nederlands of Frans (C2) en minimaal B2 in de andere taal.
• Goede kennis van MS Office en SAP LMS.
• Oplossingsgericht, communicatief en teamgericht.

Responsibilities

• Beheer en volg de functionele mailboxen van de Campus.
• Beantwoord vragen of stuur ze door naar planners en trainers.
• Schakel technische diensten in bij problemen en storingen.
• Behandel klachten van cursisten, opleiders of bezoekers.
• Naleef veiligheidsregels van de Campus en corrigeer waar nodig.
• Maak afdrukken van syllabi op aanvraag van het planningsteam.
• Functie als eerste aanspreekpunt bij vragen en problemen.
• Doe bestellingen en beheer interne post en bezoekersaankomst.
• Ondersteun bij evenementen en praktische voorbereidingen.
• Beheer van materiaal voor praktijkopleidingen en logistiek.

Skills

Klantgericht

Analytisch

Communicatief

Oplossingsgericht

Teamspeler

Education

Bachelor’s diploma of gelijkwaardige ervaring

Tools

Microsoft Word

Microsoft Excel

SAP LMS

Job description

Jouw verantwoordelijkheden

Permanentie van het Contact Center / Secretariaat

• Je beheert en volgt de functionele mailboxen van de Campus op.

• Je beantwoordt vragen of stuurt ze, indien nodig, door naar de betrokken Operational Planning Assistants en trainers.

• Je grijpt in bij problemen en storingen en schakelt de technische diensten in zodat problemen snel worden opgelost.

• Je behandelt klachten en problemen die door cursisten, opleiders of bezoekers worden gemeld.

• Je ziet erop toe dat de algemeen geldende veiligheidsregels van de Campus worden nageleefd en spreekt mensen hierop aan indien nodig.

• Je maakt afdrukken van syllabi op vraag van het planningsteam.

Eerste aanspreekpunt bij vragen en problemen

• Je fungeert als eerste aanspreekpunt bij vragen en problemen.

• Je zoekt proactief naar oplossingen en zorgt voor een correcte eerstelijnsopvolging.

Bestellingen en interne post

• Je plaatst bestellingen en volgt de tijdige levering en verdeling ervan op.

• Je verzorgt de interne post.

Onthaal en begeleiding van bezoekers

• Je ontvangt, begeleidt en informeert bezoekers op een professionele en klantgerichte manier.

Beheer van het aankondigingssysteem

• Je zorgt ervoor dat alle opleidingen steeds correct worden weergegeven op het aankondigingssysteem.

Ondersteuning bij evenementen

• Bij het organiseren van evenementen kan je gevraagd worden om bijkomende taken op te nemen, zoals het aanpassen van de opstelling van de aula of andere praktische voorbereidingen.

Beheer van materiaal voor praktijkopleidingen

• Bij afwezigheid van de logistiek medewerker overhandig je het benodigde materiaal voor praktijkopleidingen aan de opleider, inclusief de bijhorende checklist.

• Na afloop van de les neem je het materiaal opnieuw in ontvangst en berg je dit op in het magazijn.

• Je bezorgt de door de opleider aangevulde checklist aan de logistiek medewerker voor verdere opvolging.

Samenwerking en contacten

Binnen deze functie werk je nauw samen met verschillende interne en externe contactpersonen.

• Team Support: Overleg en samenwerking met de Facility Officer en de logistiek medewerker.

• Interne en externe opleiders: Overleg en opvolging.

• Interne en externe leveranciers: Opvolging van leveringen en afspraken.

• Kandidaten en bezoekers: Onthaal, begeleiding en opvolging.

• Andere interne teams: Samenwerking en overleg met Team Trainers, Operational Planning en Non-Technical & Soft Skills.

Veiligheid en preventie

Veiligheid staat centraal binnen de Campus. Je draagt actief bij aan het naleven van de veiligheidsvoorschriften volgens het principe Safety First.

• Je ziet erop toe dat zowel interne als externe personen de geldende veiligheidsvoorschriften op de site naleven.

• Je spreekt personen aan wanneer veiligheidsregels niet worden gerespecteerd.

• Je verleent hulp bij een eventuele evacuatie van het gebouw.

• Je draagt dagelijks bij aan de veiligheidsdoelstellingen van Infrabel.

Frequentie: Deze veiligheidsverantwoordelijkheden maken dagelijks deel uit van je functie.

Functie-eisen

Opleiding en ervaring

• Je bent in het bezit van een bachelorsdiploma of beschikt over gelijkwaardige ervaring.

Talenkennis

• Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Frans.

• Je beheerst één van beide talen op moedertaalniveau (C2).

• Je hebt een goede kennis van de tweede taal (minimaal B2).

Technische competenties

• Je hebt een gevorderde kennis van Microsoft Office, voornamelijk Word, Excel en andere Office-toepassingen.

• Je kan werken met SAP LMS op gebruikersniveau.

• Persoonlijke vaardigheden en competenties

• Je bent oplossingsgericht en deelt graag je kennis en ervaringen met collega's.

• Je hebt een open, kritische en analytische manier van denken.

• Je communiceert op een vlotte, duidelijke en professionele manier.

• Je neemt spontaan en gemakkelijk contact op met collega's en interne klanten.

• Je werkt graag samen met anderen en draagt bij aan een goede communicatie binnen het team.