Management Assistent

ALIDES REAL ESTATE INVESTMENT AND MANAGEMENT; Gent; Sur place; EUR 26 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

ALIDES REAL ESTATE INVESTMENT AND MANAGEMENT zoekt een gedreven Management Assistent om het administratieve proces te versterken. Je werkt mee aan de efficiënte ondersteuning van verschillende afdelingen zoals property, development, legal en finance, en draagt bij aan de structuur en controle van documenten.

Je beheert de agenda, verzorgt correspondentie met notarissen en accountants, en zorgt voor correcte reviews van juridische documenten.

Qualifications

• Ervaring in administratieve ondersteuning en backoffice.
• Kennis van notarieel of juridisch documenten is een plus.
• Goede organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.

Responsabilités

• Ondersteunen bij dagelijkse administratieve taken voor meerdere afdelingen (property, development, legal, finance).
• Beheren van corporate housekeeping: volmachten, deadlines, ondertekenproces en archivering.
• Ondersteunen bij de registratie van huurcontracten en de voorbereiding van jaarvergaderingen; contact met notarissen en accountants.
• Toezicht houden op correcte reviews van juridische documenten.
• Beheren van publicaties in het Belgisch Staatsblad en KBO; afhandeling van UBO-verzoeken.
• Databasebeheer: up-to-date houden van databases en archieven.
• Agenda's beheren en organiseren, inclusief reizen naar het Poolse kantoor.
• Verwelkomen van bezoekers en telefonisch contact op een vlot en hartelijk manier.

Connaissances

Administratieve ondersteuning

Organisatie

Communicatie

Notariaat documenten

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Als Management Assistent bij Alides zal je een gedreven meerwaarde kunnen betekenen bij de administratief ondersteunende taken voor de verschillende afdelingen, zoals het property, development, legal en finance team.

Wat mag je hierin verwachten?

• Je draagt bij aan het efficiënt dagelijks administratief beheer. Samen met het team werk je aan de optimalisatie van processen en procedures en draag je zo jouw steentje bij aan efficiëntie en innovatie binnen het team.
• Je bent mee verantwoordelijk voor de corporate housekeeping van tal van vennootschappen: je beheert volmachten, bewaakt deadlines, coördineert het ondertekenproces en ziet toe op een consistente archivering van documenten;
• Je biedt ondersteuning bij de registratie van huurcontracten, voorbereiding jaarvergaderingen, voert communicatie met notarissen, accountants, etc. en waakt over correcte reviews van oa. juridische documenten.
• Je beheert publicaties in het Belgisch Staatsblad, KBO alsook UBO-verzoeken.
• Databasebeheer: je houdt de databases en archieven up-to-date.
• Je zal vergaderingen en agenda's zo optimaal mogelijk beheren en organiseren, ook gezien de reizen die voorzien worden naar ons Pools kantoor.
• Naast een vlot en hartelijk telefonisch contact, zal je ook instaan voor een aangenaam ontvangst van bezoekers.