Management Assistant

Jobat; Watermaal-Bosvoorde; Sur place; EUR 32 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat is op zoek naar een polyvalente Management Assistant in Brussel. In deze uitdagende rol bied je administratieve ondersteuning aan een team van 8 managers en organiseer je hun internationale zakenreizen.

Je bent verantwoordelijk voor het complexe agendabeheer, de coördinatie van externe contacten en de organisatie van vergaderingen. Ervaring met administratieve taken en een proactieve houding zijn vereist voor deze functie.

Qualifications

• Ervaring met agendabeheer en administratieve ondersteuning.
• Sterke organisatorische vaardigheden voor complexe taken.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.

Responsabilités

• Bied administratieve ondersteuning aan 8 managers.
• Beheer complex agendabeheer.
• Organiseer internationale zakenreizen volledig.
• Coördinatie van contacten met externe partners en andere afdelingen.
• Volledige organisatie van internationale zakenreizen (A tot Z).
• Beheer van onkostennota’s en Mastercard-afrekeningen.
• Opvolging van e-mails en dossiers.
• Printen en inbinden van documenten.
• Opmaak en opvolging van ESG-kwartaalrapporten.
• Digitale klassering en archivering van secretariaatsdocumenten.

Connaissances

Administratieve ondersteuning

Agenda beheer

Communicatie

Reisplanning

Description du poste

Onze klant, een internationale onderneming gespecialiseerd in investeringen en participatiemanagement, ondersteunt een divers portfolio van bedrijven wereldwijd met strategische en financiële diensten.

Herken je jezelf in deze vacature? Wij kijken ernaar uit je te helpen en staan volledig tot je dienst om je te begeleiden bij je kandidatuur.

Jobomschrijving

Wil je deel uitmaken van een internationale organisatie met een menselijk formaat in Brussel en een uitdagende professionele ervaring beleven? Wij zijn op zoek naar een polyvalente Management Assistant voor een veelzijdige en boeiende functie, naast de Office Manager en een andere Management Assistant.

Verantwoordelijkheden

• Administratieve ondersteuning van 8 managers (1 Partner, 2 Directors en 5 junior profielen)
• Complex agendabeheer (planning, coördinatie en opvolging van meetings)
• Voorbereiding van vergaderingen op administratief en praktisch vlak
• Coördinatie van contacten met externe partners en andere afdelingen
• Volledige organisatie van internationale zakenreizen (A tot Z)
• Beheer van onkostennota’s en Mastercard-afrekeningen
• Opvolging van e-mails en dossiers
• Printen en inbinden van documenten
• Opmaak en opvolging van ESG-kwartaalrapporten
• Digitale klassering en archivering van secretariaatsdocumenten

Gedeelde taken (in beurtrol)

• Onthaal van bezoekers, leveranciers en dienstverleners
• Klaarmaken van vergaderzalen, coördinatie van catering en taxi’s
• Bestellen van kantoorbenodigdheden en dagelijkse lunches
• Toezicht op het algemeen welzijn en de orde op kantoor