Management Assistant met AI & Digitalisatie

Equans BeLux; Aartselaar; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Benefits offered by this job

Market salaris

Opleiding en doorgroeimogelijkheden

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Ecocheques

Maaltijdcheques

13e maand

Vakantiegeld

Sociaal abonnement

Fietsleaseplan

Smartphone met abonnement

Internetvergoeding

ADV-dagen

anciënniteitsverlof

thuiswerk

Benefits@Work korting

Job summary

Equans BeLux zoekt een Management Assistant die managers, teams en projecten vanuit Aartselaar ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor gestructureerde documentatie met SharePoint.

Je versterkt de samenwerking tussen afdelingen, vertaalt informatie naar externe partijen en implementeert AI-tools zoals Copilot om werkprocessen te versnellen. Je werkt flexibel naar meerdere Equans-sites en combineert discrete administratie met procesoptimalisatie,

Qualifications

• Bachelor Office Management of gelijkwaardige ervaring.
• Minstens 5 jaar ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Directieassistent of Personal Assistant.
• Uitstekende kennis van Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en SharePoint.
• Sterke interesse in AI, digitalisering en Microsoft Copilot.
• Affiniteit met procesverbetering, automatisering en efficiënt werken.
• Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Gevoel voor prioriteiten, deadlines, discretie en nauwkeurigheid.
• Sterke communicatieve vaardigheden en vlot samenwerken met diverse stakeholders.
• Bereidheid om te verplaatsen naar verschillende Equans-locaties.
• Vlotte kennis van het Nederlands, Frans en Engels.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en efficiënt plannen van afspraken, vergaderingen en events.
• Organiseren en opvolgen van mailboxen.
• Opmaken van professionele presentaties, memo's, rapporten en andere managementdocumenten.
• Beheren van SharePoint-omgevingen en zorgen voor een gestructureerde digitale documentatie.
• Opmaken van documenten zoals memo's, procedures en presentaties en vertalen indien nodig.
• Boeken van reizen voor managers.
• Verzamelen, structureren en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen in samenwerking met de communicatieafdeling.
• Inzetten van Microsoft Copilot en andere AI-tools om informatie sneller te verzamelen, samen te vatten, te structureren en te verwerken.
• Identificeren van opportuniteiten om repetitieve taken te automatiseren en werkprocessen efficiënter te organiseren.

Skills

Office management

Executive support

Project coordination

Education

Bachelor Office Management of gelijkwaardige ervaring

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

SharePoint

Job description

Equans BeLux zoekt een Management Assistant die managers, teams en projecten vanuit Aartselaar ondersteunt. Je beheert complexe agenda’s, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor gestructureerde documentatie met SharePoint.

Je versterkt de samenwerking tussen afdelingen, vertaalt informatie naar externe partijen en implementeert AI-tools zoals Copilot om werkprocessen te versnellen. Je werkt flexibel naar meerdere Equans-sites en combineert discrete administratie met procesoptimalisatie,