AI-Driven Executive Assistant — Calendars, Docs & Projects

Equans; Aartselaar; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Equans zoekt een Executive Assistant voor de regio Antwerpen met werkplek in Aartselaar en af en toe verplaatsingen naar andere Equans-sites. U ondersteunt managers en projecten, beheert agenda’s, mailboxes en verzorgt professionele documenten en presentaties.

U gebruikt SharePoint, Copilot en AI-tools om informatie snel te verzamelen en te structureren, en zoekt naar automatiseringskansen voor efficiëntere werkprocessen.

Qualifications

• Ervaring met het beheren van complexe agenda's en evenementen.
• Ervaring met mailboxbeheer en documentatie.
• Vaardigheden in het maken van professionele presentaties en rapporten.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en efficiënt plannen van afspraken, vergaderingen en events.
• Organiseren en opvolgen van mailboxen.
• Opmaken van professionele presentaties, memo's, rapporten en andere managementdocumenten.
• Beheren van SharePoint-omgevingen en zorgen voor gestructureerde digitale documentatie.
• Opmaken van memo's, procedures en presentaties en vertalen indien nodig.
• Boeken van reizen voor managers.
• Verzamelen, structureren en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen.
• Inzetten van Microsoft Copilot en andere AI-tools om informatie sneller te verzamelen, samen te vatten, structureren en te verwerken.
• Identificeren van opportuniteiten om repetitieve taken te automatiseren en werkprocessen efficiënter te organiseren.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Presentaties maken

Reizen boeken

Documentatie en structuur

AI-tools gebruiken

Tools

SharePoint

Microsoft Copilot

Job description

Equans zoekt een Executive Assistant voor de regio Antwerpen met werkplek in Aartselaar en af en toe verplaatsingen naar andere Equans-sites. U ondersteunt managers en projecten, beheert agenda’s, mailboxes en verzorgt professionele documenten en presentaties.

U gebruikt SharePoint, Copilot en AI-tools om informatie snel te verzamelen en te structureren, en zoekt naar automatiseringskansen voor efficiëntere werkprocessen.