Technisch Administratief Bediende — Projectondersteuning

Equans BeLux; Hoboken; Remote; EUR 2,800 - 3,600; Full time

Benefits offered by this job

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Ecocheques

Maaltijdcheques

13e maand

Vakantiegeld

Smartphone

Internetvergoeding

ADV-dagen

Anciënniteitsverlof

Benefits@Work-kortingen

Job summary

Equans BeLux zoekt een Technisch Administratief Bediende om technische projecten van opstart tot oplevering administratief te ondersteunen en te organiseren. Jouw werkplek is Hoboken, België, met precies beheer van dossiers, documenten en projectdata.

Je beheert ERP/documentmanagement, coördineert vergaderingen en processen, en bewaakt deadlines. Uitstekende MS Office-vaardigheden en nauwkeurigheid zijn vereist.

Qualifications

• minstens 5 jaar ervaring in een administratieve of technisch-administratieve functie
• ervaring met administratieve ondersteuning binnen een projectomgeving
• sterke kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams)
• ervaring met ERP-systemen of documentmanagementplatformen is een plus
• georganiseerd werken en gemakkelijk overzicht bewaren
• nauwkeurig werken met oog voor detail
• initiatief nemen en proactief meedenken met het team
• goede kennis van het Nederlands, een goede kennis van de tweede landstaal en kennis van het Engels als extra troef

Responsibilities

• werfdossiers opmaken en beheren volgens de geldende ISO-procedures
• nieuwe projecten aanmaken in interne systemen
• nieuwe werven en contracten administratief voorbereiden
• projectdocumentatie digitaal en fysiek structureren en beheren
• klantenplatformen en documentbeheersystemen beheren en actualiseren
• deadlines, aanvragen en rappels actief opvolgen
• technische as-built dossiers samenstellen
• opleveringen en technische metingen voorbereiden en ondersteunen
• vergaderingen, veiligheidsbezoeken en projectgerelateerde afspraken coördineren
• tevredenheidsenquêtes, bankgaranties, 4bis-documenten en andere contractuele documenten verzenden en opvolgen
• projectdocumentatie beheren en archiveren
• bestelbonnen opmaken en opvolgen
• leveranciersfacturen administratief controleren
• saldo’s en rappels voorbereiden en opvolgen
• interne facturaties aanvragen
• facturatie-opvolging binnen het departement ondersteunen
• correspondentie en aangetekende zendingen beheren
• telefoon- en mailboxbeheer verzorgen
• scans, documenten en administratieve dossiers verwerken
• vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten organiseren
• onkostennota’s verzamelen en verwerken
• ondersteuning bieden bij diverse administratieve en organisatorische taken

Skills

MS Office

Word

Excel

Teams

Outlook

Tools

ERP systems

Document management platforms

Job description

Equans BeLux zoekt een Technisch Administratief Bediende om technische projecten van opstart tot oplevering administratief te ondersteunen en te organiseren. Jouw werkplek is Hoboken, België, met precies beheer van dossiers, documenten en projectdata.

Je beheert ERP/documentmanagement, coördineert vergaderingen en processen, en bewaakt deadlines. Uitstekende MS Office-vaardigheden en nauwkeurigheid zijn vereist.