Executive Assistant

Equans BeLux; Aartselaar; On-site; EUR 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Groepsverzekering

Hospitalisatieverzekering

Ecocheques

Maaltijdcheques

13de maand

Job summary

Equans BeLux zoekt een Executive Assistant voor de site in Aartselaar. Je ondersteunt managers, teams en projecten en verbetert interne processen met digitale tools en AI.

Je werkt vanuit Aartselaar met verplaatsingen naar andere Equans-sites en combineert administratieve taken met proactieve procesverbetering en projectondersteuning.

Qualifications

• Bachelor Office Management of gelijkwaardige ervaring.
• Minstens 5 jaar ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Directieassistent of Personal Assistant.
• Sterke kennis van Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en SharePoint.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda’s en efficiënt plannen van afspraken, vergaderingen en events.
• Organiseren en opvolgen van mailboxen.
• Opmaken van professionele presentaties, memo’s, rapporten en andere managementdocumenten.
• Beheren van SharePoint-omgevingen en zorgen voor gestructureerde digitale documentatie.
• Opmaken van documenten zoals memo’s, procedures en presentaties en vertalen indien nodig.
• Boeken van reizen voor managers.
• Verzamelen, structureren en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen in samenwerking met de communicatieafdeling.
• Inzetten van Microsoft Copilot en andere AI-tools om informatie sneller te verzamelen, samenvatten, te structureren en te verwerken.
• Identificeren van opportuniteiten om repetitieve taken te automatiseren en werkprocessen efficiënter te organiseren.

Skills

Office management

Executive support

Communication

Education

Bachelor Office Management

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

SharePoint

Job description

Breng structuur in complexe agenda’s, communicatie en informatie binnen een technische infrastructuuromgeving. Als Executive Assistant bij Equans ondersteun je managers, teams en projecten vanuit Aartselaar en zorg je voor een vlotte samenwerking tussen collega’s. Je krijgt een unieke inkijk in uitdagende infrastructuurprojecten, bouwt een sterk intern netwerk uit en neemt initiatief om processen slimmer te organiseren met digitale tools en AI.

Bij Equans geloven we dat diverse talenten onze teams sterker maken. We bouwen actief aan een inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich welkom voelt, zichzelf kan zijn en moedigen iedereen aan om te solliciteren.

Jouw werklocatie: Aartselaar met verplaatsingen naar andere Equans-sites zoals Braine, Hoboken en Grimbergen.

Jouw Equans-uitvalsbasis: Aartselaar.

Wat ga je doen?

• beheren van complexe agenda’s en efficiënt plannen van afspraken, vergaderingen en events
• organiseren en opvolgen van mailboxen
• opmaken van professionele presentaties, memo’s, rapporten en andere managementdocumenten
• beheren van SharePoint-omgevingen en zorgen voor een gestructureerde digitale documentatie
• opmaken van documenten zoals memo’s, procedures en presentaties en vertalen indien nodig
• boeken van reizen voor managers
• verzamelen, structureren en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen in samenwerking met de communicatieafdeling
• inzetten van Microsoft Copilot en andere AI-tools om informatie sneller te verzamelen, samen te vatten, te structureren en te verwerken
• identificeren van opportuniteiten om repetitieve taken te automatiseren en werkprocessen efficiënter te organiseren

Zie je een match met jouw troeven?

• bachelor Office Management of gelijkwaardige ervaring
• minstens 5 jaar ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Directieassistent of Personal Assistant
• uitstekende kennis van Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams en SharePoint
• sterke interesse in AI, digitalisering en Microsoft Copilot
• affiniteit met procesverbetering, automatisering en efficiënt werken
• sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
• gevoel voor prioriteiten, deadlines, discretie en nauwkeurigheid
• sterke communicatieve vaardigheden en vlot samenwerken met diverse stakeholders
• bereidheid om je te verplaatsen naar verschillende Equans-locaties
• vlotte kennis van het Nederlands, Frans en Engels

Wat als jij Executive Assistant werd bij Equans?

Dit betekent voor jou:

• een marktconform salaris in lijn met jouw opleiding en ervaring
• interessante opleidings- en doorgroeimogelijkheden
• groepsverzekering, hospitalisatieverzekering
• ecocheques, maaltijdcheques, 13de maand, vakantiegeld
• sociaal abonnement, fietsleaseplan
• smartphone met abonnement, internetvergoeding
• ADV-dagen, anciënniteitsverlof, thuiswerk
• kortingen via Benefits@Work (cultuur, sport, reizen, …)