Executive Assistant

Equans; Aartselaar; On-site; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Job summary

Equans zoekt een Executive Assistant voor de regio Antwerpen met werkplek in Aartselaar en af en toe verplaatsingen naar andere Equans-sites. U ondersteunt managers en projecten, beheert agenda’s, mailboxes en verzorgt professionele documenten en presentaties.

U gebruikt SharePoint, Copilot en AI-tools om informatie snel te verzamelen en te structureren, en zoekt naar automatiseringskansen voor efficiëntere werkprocessen.

Qualifications

• Ervaring met het beheren van complexe agenda's en evenementen.
• Ervaring met mailboxbeheer en documentatie.
• Vaardigheden in het maken van professionele presentaties en rapporten.

Responsibilities

• Beheren van complexe agenda's en efficiënt plannen van afspraken, vergaderingen en events.
• Organiseren en opvolgen van mailboxen.
• Opmaken van professionele presentaties, memo's, rapporten en andere managementdocumenten.
• Beheren van SharePoint-omgevingen en zorgen voor gestructureerde digitale documentatie.
• Opmaken van memo's, procedures en presentaties en vertalen indien nodig.
• Boeken van reizen voor managers.
• Verzamelen, structureren en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen.
• Inzetten van Microsoft Copilot en andere AI-tools om informatie sneller te verzamelen, samen te vatten, structureren en te verwerken.
• Identificeren van opportuniteiten om repetitieve taken te automatiseren en werkprocessen efficiënter te organiseren.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Presentaties maken

Reizen boeken

Documentatie en structuur

AI-tools gebruiken

Tools

SharePoint

Microsoft Copilot

Job description

Breng structuur in complexe agenda’s, communicatie en informatie binnen een technische infrastructuuromgeving. Als Executive Assistant bij Equans ondersteun je managers, teams en projecten vanuit Aartselaar en zorg je voor een vlotte samenwerking tussen collega's. Je krijgt een unieke inkijk in uitdagende infrastructuurprojecten, bouwt een sterk intern netwerk uit en neemt initiatief om processen slimmer te organiseren met digitale tools en AI.

Bij Equans geloven we dat diverse talenten onze teams sterker maken. We bouwen actief aan een inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich welkom voelt, zichzelf kan zijn en moedigen iedereen aan om te solliciteren.

Jouw werklocatie:

Aartselaar met verplaatsingen naar andere Equans-sites zoals Braine, Hoboken en Grimbergen.

Jouw Equans-uitvalsbasis:

Aartselaar.

Wat ga je doen?

• beheren van complexe agenda's en efficiënt plannen van afspraken, vergaderingen en events
• organiseren en opvolgen van mailboxen
• opmaken van professionele presentaties, memo's, rapporten en andere managementdocumenten
• beheren van SharePoint-omgevingen en zorgen voor een gestructureerde digitale documentatie
• opmaken van documenten zoals memo's, procedures en presentaties en vertalen indien nodig
• boeken van reizen voor managers
• verzamelen, structureren en stroomlijnen van informatie, inclusief communicatie naar externe partijen in samenwerking met de communicatieafdeling
• inzetten van Microsoft Copilot en andere AI-tools om informatie sneller te verzamelen, samen te vatten, structureren en te verwerken
• identificeren van opportuniteiten om repetitieve taken te automatiseren en werkprocessen efficiënter te organiseren