Management Assistant Hasselt (Deeltijds 22u/week)

Jobat; Hasselt; Remote; EUR 25,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Telewerk mogelijk

Job summary

Claeys & Engels zoekt een management assistant voor Hasselt die de administratieve vleugel van een advocatenkantoor vormt. U beheert agenda's, mails en documentuitwisseling, en verzorgt lay-out in Word/PowerPoint. U staakt bijdragen aan presentaties voor cliënten en webinars.

U werkt in Hasselt met mogelijkheden tot telewerk, en u communiceert soms in Frans of Engels met cliënten. Ervaring in een kantooromgeving is een pluspunt.

Qualifications

• Je bent de administratieve rechterhand van een team van advocaten.
• Beheer van agendabeheer en deadlines.
• Eerste telefonisch contact met cliënten (Frans of Engels).
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/PowerPoint en verzorgen van lay-out.
• Presentaties voor cliënten en webinars voorbereiden.

Responsibilities

• Vergaderingen organiseren en voorbereiden.
• Cliëntendossiers up-to-date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers.
• Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota’s.
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting.
• Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database.

Skills

Agenda beheer

Communicatie

Frans/Engels

Tools

Word

PowerPoint

Job description

Claeys & Engels is een kantoor met een 100-tal advocaten verspreid over 6 steden (Brussel, Antwerpen, Gent, Kortrijk, Luik en Hasselt). Claeys & Engels biedt een volledig reeks aan juridische diensten op alle gebieden die betrekking hebben op human resources. Als marktleider verstrekken wij advies aan zowel nationale als internationale cliënten.

• We zijn een werkgever op mensenmaat: groot genoeg voor een brede scope en interessante projecten, maar klein genoeg om iedereen bij naam te kennen.
• Bij ons wordt er hard gewerkt én hard gelachen: we houden van kwalitatief, efficiënt en to-the-point werk, maar ook van onze hartelijke sfeer en ontspannende momenten samen - zoals onze jaarlijkse revue en Sunday Funday!
• In onze nieuwe, state-of-the-art kantoren is het zalig werken. Met mogelijkheid tot telewerk, zorgen we voor goede mix tussen flexibiliteit én teamspirit.

Jobomschrijving

Als management assistant bij Claeys & Engels heb je een gevarieerd takenpakket met boeiende verantwoordelijkheden. Je bent de administratieve rechterhand van een team van advocaten en mede dankzij jou draait de administratie van het kantoor op wieltjes. Je bent tewerkgesteld in ons kantoor te Hasselt. Je taken zijn onder andere:

• Agendabeheer en opvolging deadlines;
• Beheer van interne en externe mails en briefuitwisseling;
• Eerste telefonisch contact met cliënten (soms ook in Frans of Engels);
• Opstellen of herlezen van documenten in Word/Powerpoint en verzorgen van lay-out;
• Presentaties voor cliënten, webinars, seminaries, …voorbereiden;
• Vergaderingen organiseren en voorbereiden;
• Cliëntendossiers up-to-date houden en dit zowel voor de papieren dossiers als de digitale dossiers;
• Tijdsprestaties ingeven in een specifiek softwareprogramma, opvolgen van de facturatie en aanmaken van onkostennota’s;
• Beheer van cliëntendossiers: aanmaak, opvolging en afsluiting;
• Cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database;
• Standaard e-mails opmaken in het kader van gerechtelijke procedures;
• Deadlines ingeven in de procedurekalender en digitaal neerleggen van conclusies. Beide gebeuren via aan te leren software tools;