Management Assistant

Jobat; Outer; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat zoekt een administratieve duizendpoot voor een breed en afwisselend takenpakket. Je zorgt mee dat achter de schermen alles vlot draait, met focus op administratie en organisatie rond een nieuw wellness-project in Ninove.

Je fungeert als eerste contactpunt voor afspraken, bewaakt deadlines, verzamelt documenten en ondersteunt leveranciers en interne contacten. Je hebt commerciële flair, durft te bellen en afspraken vast te leggen, terwijl Sara ontzorgd wordt zodat zij zich op

Qualifications

• Vlotte, professionele communicatie op telefoon en met contacten.
• Klantgerichte houding en mogelijkheid tot doorvragen en afspraken vastleggen.

Responsabilités

• Agenda- en planningbeheer (afspraken inplannen, bevestigen, opvolgen)
• Overzicht bewaren van lopende dossiers en acties (to do’s, deadlines, prioriteiten)
• Praktische ondersteuning bij uitwerken en bewaken van interne structuur (checklists, opvolglijsten)
• Voorbereiding boekhouding: documenten verzamelen, klasseren en correct aanleveren
• Basis opvolging van administratie rond leveranciers/klanten
• Mee organiseren en opvolgen van acties rond wellness-project Ninove
• Telefonische opvolging van afspraken, vragen en reminders
• Professioneel en vlot schakelen met contacten (intern en extern)
• Ad hoc taken oppakken en afwerken waar nodig
• Sara ontzorgen zodat zij zich kan focussen op kernprioriteiten

Connaissances

Agenda en planning

Telefonische opvolging

Commerciële flair

Description du poste

Je takenpakket is breed en afwisselend. Jij zorgt mee dat alles achter de schermen vlot draait:

Administratieve ondersteuning & organisatie

• Agenda- en planningbeheer (afspraken inplannen, bevestigen, opvolgen)
• Overzicht bewaren van lopende dossiers en acties (to do’s, deadlines, prioriteiten)
• Praktische ondersteuning bij het uitwerken en bewaken van interne structuur (checklists, opvolglijsten, eenvoudige procedures)

Financieel-administratieve voorbereiding

• Voorbereiding boekhouding: documenten verzamelen, klasseren en correct aanleveren (facturen, bonnetjes, contracten, overzichten...)
• Basis opvolging van administratie rond leveranciers/klanten (info verzamelen, gegevens controleren, documenten klaarzetten)

Projectmatige ondersteuning: opstart wellness in Ninove

• Mee organiseren en opvolgen van acties rond de nieuwe wellness (praktische regelzaken, afspraken en opvolging met partners/leveranciers)
• Mee bewaken van timing en planning, zorgen dat niets “blijft liggen”

Communicatie & opvolging (telefoon primeert)

• Telefonische opvolging van afspraken, praktische vragen en reminders
• Professioneel en vlot schakelen met verschillende contacten (intern en extern)
• Je hebt commerciële flair: je durft bellen, doorvragen en afspraken vastleggen (minder focus op mail)

Algemene ondersteuning (”manusje-van-alles”)

• Ad hoc taken oppakken en afwerken waar nodig
• Sara ontzorgen zodat zij zich kan focussen op kernprioriteiten