Management Assistant

Xtra Interim Kortenberg; Ninove; Sur place; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

Xtra Interim Kortenberg zoekt een gedreven rechterhand voor een groeiende ondernemersgroep. Je ondersteunt de zaakvoerders in dagelijkse operaties, bewaakt planning en trajecten en levert praktische ondersteuning bij de opstart van een nieuwe wellness-locatie in Ninove.

De functie vraagt hands-on mentaliteit, verantwoordelijkheid nemen en initiatiefrijk handelen. Je werkt zelfstandig achter de schermen en schakelt vlot met interne en externe contacten.

Qualifications

• Ervaring met administratie en planning is welkom.
• Goede organisatorische skills en verantwoordelijkheid.
• Communicatieve en contactvaardigheden, vooral telefonisch.

Responsabilités

• Administratieve ondersteuning & organisatie: agenda en planning beheren, dossiers overzicht bewaren, interne structuur opzetten.
• Financieel-administratieve voorbereiding: documenten verzamelen en klasseren voor boekhouding, eenvoudige leveranciers-/klantenadministratie.
• Projectondersteuning: opstart wellness in Ninove, acties organiseren en opvolgen en timing bewaken.
• Communicatie & opvolging: telefonische opvolging van afspraken, professioneel schakelen met contacten, commerciële flair.
• Algemene ondersteuning: ad hoc taken oppakken en Sara ontzorgen.

Connaissances

Administratieve ondersteuning

Agenda en planning

Communicatieve vaardigheden

Telefonisch contact

Proactief handelen

Description du poste

Voor een ondernemersgroep in volle groei (actief in o.a. business support, marketing/sales en nieuwe projecten) zoeken we een rechterhand voor de zaakvoerders.

In deze veelzijdige functie ben jij de persoon die mee structuur brengt, zaken opvolgt en geregeld krijgt. Je ondersteunt hen in de dagelijkse werking én helpt praktisch mee met de organisatie rond de opstart van een nieuwe wellnesslocatie in Ninove.

Je hoeft niet per se een klassieke administratieve achtergrond te hebben: gezond verstand, verantwoordelijkheid nemen en initiatief zijn het belangrijkst. Je takenpakket is breed en afwisselend. Jij zorgt mee dat alles achter de schermen vlot draait:

Administratieve ondersteuning & organisatie

• Agenda- en planningbeheer (afspraken inplannen, bevestigen, opvolgen)
• Overzicht bewaren van lopende dossiers en acties (to do’s, deadlines, prioriteiten)
• Praktische ondersteuning bij het uitwerken en bewaken van interne structuur (checklists, opvolglijsten, eenvoudige procedures)

Financieel-administratieve voorbereiding

• Voorbereiding boekhouding: documenten verzamelen, klasseren en correct aanleveren (facturen, bonnetjes, contracten, overzichten…)
• Basis opvolging van administratie rond leveranciers/klanten (info verzamelen, gegevens controleren, documenten klaarzetten)

Projectmatige ondersteuning: opstart wellness in Ninove

• Mee organiseren en opvolgen van acties rond de nieuwe wellness (praktische regelzaken, afspraken en opvolging met partners/leveranciers)
• Mee bewaken van timing en planning, zorgen dat niets "blijft liggen"

Communicatie & opvolging (telefoon primeert)

• Telefonische opvolging van afspraken, praktische vragen en reminders
• Professioneel en vlot schakelen met verschillende contacten (intern en extern)
• Je hebt commerciële flair: je durft bellen, doorvragen en afspraken vastleggen (minder focus op mail)

Algemene ondersteuning ("manusje-van-alles")

• Ad hoc taken oppakken en afwerken waar nodig
• Sara ontzorgen zodat zij zich kan focussen op kernprioriteiten