Assistent

Jobat; Brussel; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Jobat in Brussel zoekt een spilfiguur voor alle administratieve processen achter de schermen, van briefopmaak tot beheer van inkomende en uitgaande correspondentie.

Je werkt nauw samen met projectmanagers, contractmanagers en het management en zorgt voor tijdige ondertekening, opvolging en archivering, inclusief digitale records in ons helpdeskplatform Axxerion.

Responsabilités

• Je stelt brieven op in opdracht van project managers, contract managers en het management.
• Zorg dat deze correspondentie wordt ondertekend en opgevolgd.
• Beheer van zowel inkomende als uitgaande correspondentie.
• Houd de functionele mailboxen in de gaten, en verdeelt of beantwoordt de inkomende mails.
• Telefonische oproepen behandelen? Geen probleem, jij hebt dit volledig onder controle!
• Zorg voor digitaal beheer en archivering van belangrijke documenten zoals proces-verbalen, contracten, enzovoort.
• Documenten uploaden in ons helpdeskplatform Axxerion doe je met gemak.
• Organiseer en volg de jaarlijkse controle en update van de contactgegevens van onze stakeholders.
• Ondersteunen bij het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.
• Tot slot organiseer je de kwartaalrapportering en zorg je voor een vlotte opvolging hiervan.

Description du poste

Jobomschrijving

Je bent de spilfiguur die ervoor zorgt dat alle administratieve processen op wieltjes lopen. Van het opstellen van brieven tot het beheren van inkomende en uitgaande correspondentie: jij hebt de touwtjes in handen!

Specifieker

• Je stelt brieven op in opdracht van de project managers, contract managers en het management. Je zorgt ervoor dat deze correspondentie wordt ondertekend en opgevolgd.
• Het beheer van zowel inkomende als uitgaande correspondentie behoort tot jouw verantwoordelijkheden.
• Je houdt de functionele mailboxen in de gaten, en verdeelt of beantwoordt de inkomende mails.
• Telefonische oproepen behandelen? Geen probleem, jij hebt dit volledig onder controle!
• Je zorgt voor het digitaal beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals proces-verbalen, contracten, enzovoort.
• Documenten uploaden in ons helpdeskplatform Axxerion doe je met gemak.
• Jij organiseert en volgt de jaarlijkse controle en update van de contactgegevens van onze stakeholders.
• Je ondersteunt bij het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.
• Tot slot organiseer je de kwartaalrapportering en zorg je voor een vlotte opvolging hiervan.

Je zorgt ervoor dat het team zich volledig kan concentreren op hun kerntaken, omdat jij achter de schermen zorgt voor een vlekkeloze administratie. Zin in deze uitdaging? Dan horen we graag van je!