Management Assistant

Belgie Vacature; Brussel Hoofdstad; Hybrid; EUR 38,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

38 uur per week

Thuiswerk mogelijk 1 dag per week

Dynamische werkomgeving

Autonomie in rol

Extralegale voordelen

Job summary

Belgie Vacature zoekt een Management Assistant die directie en bestuursorganen ondersteunt, vergaderingen coördineert en rapporteringen voorbereidt. Je beheert correspondentie en documenten, werkt samen met interne afdelingen en externe partners, en optimaliseert administratieve processen binnen een dynamische cultuur.

De functie vereist proactiviteit, flexibiliteit en uitstekende NL- en FR-communicatieve vaardigheden; Engels is een mooie aanvulling.

Qualifications

• Ervaring in een ondersteunende functie is vereist.
• Comfortabel in een dynamische omgeving met wijzigende prioriteiten.
• Proactief handelen en de directie ontzorgen.
• Ervaring met agenda- en mailboxbeheer, voorbereidende presentaties.
• Goede beheersing van Nederlands en Frans; Engels is een plus.
• Bekend met Microsoft Office en snel eigen maken van nieuwe systemen.

Responsibilities

• Ondersteuning van directie en bestuursorganen op administratief en organisatorisch vlak.
• Coördineren van vergaderingen, verslaggeving en officiële rapporteringen.
• Beheer van correspondentie, documentatie en wettelijke administratieve verplichtingen.
• Samenwerken met interne diensten en externe partners ter ondersteuning van de organisatie.
• Optimaliseren van archief-, databank- en administratieve processen.

Skills

Support role experience

Agenda management

Dutch language

French language

English a bonus

MS Office

Fast learner

Tools

MS Office

Job description

Taken en verantwoordelijkheden

Description

Ben jij een organisatorisch talent dat moeiteloos verschillende taken combineert? Hou je van plannen, coördineren en het ondersteunen van het management? Werk je nauwkeurig, behoud je overzicht en schakel je vlot met verschillende stakeholders? Dan is een functie als Management Assistant jou op het lijf geschreven!

Jouw Taken

• Ondersteuning van directie en bestuursorganen op administratief en organisatorisch vlak.
• Coördineren van vergaderingen, verslaggeving en officiële rapporteringen.
• Beheer van correspondentie, documentatie en wettelijke administratieve verplichtingen.
• Samenwerken met interne diensten en externe partners ter ondersteuning van de organisatie.
• Optimaliseren van archief-, databank- en administratieve processen.

Company

Actief binnen de culturele en toeristische sector, met een focus op tentoonstellingen, evenementen, erfgoedbeleving en publiekswerking.

Profile

Wie zoeken we?

• Je hebt ervaring in een ondersteunende functie, zoals Management Assistant, Executive Assistant of Directiesecretaresse.
• Je voelt je comfortabel in een dynamische omgeving waar prioriteiten kunnen wijzigen en waar flexibiliteit belangrijker is dan het strikt volgen van vaste processen.
• Je bent proactief, ziet werk liggen en neemt initiatief om de directie maximaal te ontzorgen.
• Je hebt ervaring met agenda- en mailboxbeheer, het voorbereiden van presentaties, vergaderingen en diverse administratieve documenten.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en Frans; kennis van het Engels en/of een juridische achtergrond is een mooie troef.
• Je bent vertrouwd met de Microsoft Office-toepassingen en maakt je snel nieuwe systemen en werkwijzen eigen.

Offer

Wat biedt onze klant jou?

• Een uurrooster van 38 u per week
• Een dynamische werkomgeving
• Een gevarieerde functie met veel verantwoordelijkheid en autonomie.
• Mogelijkheid tot 1 dag thuiswerk per week.
• Een competitief salarispakket aangevuld met extralegale voordelen.