Infopuntmedewerker onthaal

Vlaamse Gemeenschapscommissie; Brussel; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Full time

Job summary

Vlaamse Gemeenschapscommissie zoekt een infopuntmedewerker onthaal voor het VGC-administratiehuis Renaissance. Je bent het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, burgers, organisaties en collega’s op de balie, telefonisch en digitaal.

Je zorgt voor een warm onthaal en verwijst door naar de juiste dienst wanneer nodig. Je bouwt kennis op, deelt die met collega’s en werkt nauw samen met teams en partners binnen het N-infopuntennetwerk, om zo een laagdrempelige, kwaliteitsvolle dienstverlening te

Qualifications

• Bezoekers, burgers en partners op een warme, laagdrempelige en professionele manier ontvangen.
• Actief luisteren en gerichte vragen stellen om de informatiebehoefte vast te stellen.
• Helder, begrijpelijk en respectvol communiceren, afgestemd op taalniveau en vaardigheden.
• Wanneer nodig gericht doorverwijzen naar de juiste dienst of organisatie.
• Actief bijdragen aan actuele en begrijpelijke informatie over VGC-diensten in Brussel.
• Verantwoordelijk voor de ontsluiting van folders en de foldermuur.

Responsibilities

• Bezoekers, burgers en collega’s verwelkomen op een warme en professionele manier.
• Vraagverheldering en gerichte doorverwijzing naar juiste dienst of organisatie.
• Informatiebronnen gebruiken om vragen correct te beantwoorden of gericht door te verwijzen.
• Ontsluiting van folders en aankleding van de foldermuur.
• Samenwerken met andere diensten en partners binnen het N-netwerk.

Skills

Warm ontvangst

Luistervaardigheid

Helder communiceren

Doorverwijzen

Klantgerichtheid

Taalniveau afstemmen

Job description

Als infopuntmedewerker onthaal maak je deel uit van de vaste onthaalploeg in het VGC-administratiehuis Renaissance. Je bent een zichtbaar en toegankelijk eerste aanspreekpunt voor bezoekers, burgers, organisaties en collega’s, zowel aan de balie als telefonisch en digitaal.

Je zorgt voor een warm onthaal, helpt mensen hun vraag te verduidelijken en verstrekt correcte en begrijpelijke informatie. Wanneer je een vraag niet zelf kunt beantwoorden, zorg je voor een gerichte en warme doorverwijzing naar de juiste dienst, organisatie of voorziening.

Samen met je collega’s van het onthaalteam draag je bij aan een herkenbare, laagdrempelige en kwaliteitsvolle dienstverlening. Je werkt daarvoor nauw samen met andere VGC-diensten en met partners binnen het N-infopuntennetwerk. Je bouwt actief kennis op, deelt die met collega’s en neemt deel aan vormings- en kennisdelingsmomenten.

Warm onthaal en vraagverheldering

• Je ontvangt bezoekers, burgers, partners en collega’s op een warme, laagdrempelige en professionele manier.
• Je luistert actief en stelt gerichte vragen om te achterhalen welke informatie of ondersteuning iemand nodig heeft.
• Je communiceert helder, begrijpelijk en respectvol en stemt je communicatie af op de persoon die voor je staat, rekening houdend met taalniveau en digitale of fysieke vaardigheden.
• Je herkent wanneer iemand extra ondersteuning nodig heeft en schakelt de juiste collega, dienst of organisatie in.
• Je neemt de tijd om naar vragen en behoeften te luisteren. Je lost het probleem samen met de bezoeker op of helpt hen verder met een concrete doorverwijzing.

Informatie verstrekken en warm doorverwijzen

• Je verstrekt correcte, actuele en begrijpelijke basisinformatie over de dienstverlening van de VGC en relevante Nederlandstalige organisaties en voorzieningen in Brussel.
• Je gebruikt de beschikbare informatiebronnen om vragen correct te beantwoorden of gericht door te verwijzen.
• Je verwijst mensen gericht en warm door wanneer een andere dienst of organisatie hun vraag beter kan beantwoorden. Waar nodig leg je zelf het eerste contact met de betrokken dienst of organisatie. Je zorgt ervoor dat mensen gericht verder worden geholpen en niet onnodig worden doorverwezen.
• Je signaleert ontbrekende, onduidelijke of verouderde informatie aan de bevoegde diensten. Je draagt actief bij aan het actualiseren en verbeteren van de beschikbare informatie.
• Je bent verantwoordelijk voor de ontsluiting van de folders en de bijhorende aankleding van de foldermuur.

Vragen behandelen en opvolgen

• Zie vacaturebericht

Bijdragen aan een veilige en gastvrije onthaalomgeving

• Zie vacaturebericht

Samenwerken en leren binnen het N-netwerk

• Zie vacaturebericht

Bekijk de informatiebundel voor alle info over deze functie op: www.vgc.be/vacatures