HR & Office Manager

Shipit Multimodal Logistics; Antwerpen; On-site; EUR 40,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Collectieve bonus

Maaltijdcheques

Ecocheques

Hospitalisatieverzekering

Groepsverzekering

Gsm met abonnement

Job summary

Shipit Multimodal Logistics zoekt een office manager met focus op HR en payroll in ons Antwerpse kantoor. Je verzorgt loonverwerking, onboarding en HR-administratie, beheert verlof, licenties en rekrutering in Recruitee en onderhoudt contact met interne en externe partners.

Je werkt volledig op kantoor (38 uur/week) in België, met een competitief salarispakket en extra voordelen zoals maaltijd- en ecocheques, hospitalisatie en groepsverzekering. Ervaring met SD Worx is een sterke troef.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring als office manager of vergelijkbare rol, met loonverwerking.
• Bachelor-diploma of gelijkwaardige ervaring.
• Ervaring met loonverwerking en HR-administratie; SD Worx is een sterke troef.
• Vloeiend Nederlands en Frans; schriftelijk vaardig.
• Kennis van Office, Recruitee, Exact Online of gelijkaardige pakketten is een plus; AI-tools schrikt je niet af.
• Nauwkeurig en discreet en stressbestendig.
• Doener met energie; proactief handelen.

Responsibilities

• Maandelijkse loonverwerking verzorgen in samenwerking met SD Worx.
• Coördineren onboarding/offboarding inclusief contract, laptop en badge.
• Arbeidscontracten en addenda opstellen volgens standaarddocumenten.
• Beheren verlof en verlofplanning.
• Ondersteunen aanwervingen en opvolging van kandidaten in Recruitee.
• Groeigesprekken plannen, voorbereiden en verwerken.
• Eerste aanspreekpunt HR-vragen van collega’s.
• Beheren wagenpark, telefonie en verzekeringen.
• Regelen IT-gerelateerde in- en uitdiensttredingen met IT-partner.
• Verwerken inkomende post en regelen bestellingen.
• Aanspreekpunt voor leveranciers zoals poetsfirma en alarmcentrale.
• Ondersteunen management/financieel team met administratieve taken.
• Sinterklaas/paashaas/kerstman voor personeel.

Skills

Loonadministratie

HR-administratie

Office-pakketten

Recruitee

Exact Online

AI-tools

Nauwkeurigheid

Discretie

Education

Bachelor-diploma

Tools

Recruitee

Exact Online

Office

Job description

Ben jij de collega bij wie iedereen binnenloopt met een vraag, en die er ook echt een antwoord op heeft? Krijg je energie van een organisatie die op wieltjes loopt: lonen die kloppen, laptops die klaarstaan en kerstgeschenken die niemand vergeet?

Dan ben jij misschien de nieuwe collega die we zoeken!

Shipit is een toonaangevend Belgisch bedrijf in multimodaal transport, met een eigen vloot van binnenschepen en strategisch gelegen binnenvaartterminals. Achter elk schip en elke terminal staat een team dat goed omkaderd moet zijn. Daar kom jij in beeld.

Jouw rol

Jij bent de spil van ons kantoor. Je zorgt ervoor dat HR, administratie en de dagelijkse werking vlot verlopen, zodat je collega’s zich kunnen focussen op hun job. Je werkt zelfstandig en rapporteert aan onze Head of Finance. Voor complexe HR-dossiers kun je rekenen op een externe HR-partner.

HR & payroll

• Je verzorgt de maandelijkse loonverwerking in samenwerking met SD Worx: van input tot controle.
• Je coördineert de on- en offboarding van medewerkers, van contract en laptop tot badge en welkom.
• Je stelt arbeidsovereenkomsten en addenda op aan de hand van onze standaarddocumenten.
• Je beheert het verlof: tellers, vakantieattesten en een tijdige verlofplanning.
• Je ondersteunt aanwervingen: contact met interimkantoren en recruiters, opvolging van kandidaten in Recruitee en planning van gesprekken.
• Je organiseert de groeigesprekken: planning, voorbereiding en verwerking. De leidinggevenden voeren de gesprekken zelf.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor HR-vragen van collega’s.

Administratie & facility

• Je beheert het wagenpark, de telefonie en de verzekeringen.
• Je regelt de IT-kant van in- en uitdiensttredingen samen met onze IT-partner en houdt het overzicht van alle toestellen bij.
• Je verwerkt de inkomende post en regelt alle bestellingen.
• Je bent het aanspreekpunt voor leveranciers zoals de poetsfirma en de alarmcentrale.
• Je helpt het financiële team of ons management een handje bij met allerhande administratieve taken.
• En ja: jij speelt ook Sinterklaas, paashaas en kerstman voor het personeel.

Wat bieden we jou?

• Een veelzijdige, zelfstandige functie waarin geen twee dagen hetzelfde zijn.
• Een voltijds contract van onbepaalde duur. Op fulltime basis werk je 38 uur.
• Een competitief salaris, aangevuld met aantrekkelijke extra voordelen zoals deelname aan de collectieve bonus, maaltijd- en ecocheques, een hospitalisatie- en groepsverzekering en een gsm met abonnement.
• Een kantoor op Linkeroever, met een zonovergoten terras en zicht op de skyline van Antwerpen.

Wie zoeken we?

• Je hebt minstens 3 jaar ervaring als office manager of in een vergelijkbare veelzijdige functie, waarvan aantoonbare ervaring met loonverwerking.
• Je hebt een bachelordiploma of gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt ervaring met loonverwerking en HR-administratie. Kennis van SD Worx is een sterke troef.
• Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans.
• Je werkt vlot met Office. Ervaring met Recruitee, Exact Online of een gelijkaardig pakket is een plus, en AI-tools schrikken je niet af.
• Je bent nauwkeurig en discreet, en je blijft rustig wanneer drie dingen tegelijk je aandacht vragen.
• Je bent een doener met energie: je ziet wat er moet gebeuren, en dan gebeurt het ook.