HR & Office assistant

Au flan breton; Vlaams-Brabant; Hybrid; EUR 34,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

Marktconform loonpakket

Professionele ontwikkeling

Job summary

Au Flan Breton, een bloeiende bakkerij met meer dan 200 medewerkers en meerdere vestigingen in Vlaams-Brabant, zoekt een HR & Office assistant die de HR, payroll en dagelijkse kantoorvoering coördineert.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en leidinggevenden over contracten, verlof en loon, helpt bij werving en onboarding, en zorgt voor correcte dossiervoering volgens PC 118/201. Daarnaast ondersteun je de interne organisatie en bereid je wekelijkse vergaderingen voor.

Qualifications

• Minstens 3 jaar ervaring in HR-administratie met payroll en/of werving.
• Affiniteit met PC 118 en/of 201 is een plus.
• Nauwkeurig en gestructureerd, met gevoel voor discretie.
• Vlot communiceren met iedereen, van studenten tot management.

Responsibilities

• Eerste aanspreekpunt voor vragen over contracten, verlof, loon en documenten.
• Voorbereiden en controleren van maandelijkse payroll samen met sociaal secretariaat.
• Beheren van personeelsdossiers van indiensttreding tot uitdiensttreding.
• Voeren van wervingsprocessen: vacatures opvolgen, kandidaten screenen, gesprekken plannen, onboarding van nieuwe medewerkers.
• Zorgen voor correcte toepassing van PC 118 en 201.

Skills

HR administratie

Payroll

Recruitment

Dossierbeheer

Frans en Nederlands

MS Office

Tools

Dimona

Job description

Au Flan Breton is een bakkerij met meerdere vestigingen in Vlaams-Brabant en een centrale productie. We zijn actief in de verkoop aan particulieren en bedrijven en zijn volop aan het groeien. Om onze verdere groei te ondersteunen, zoeken we een HR & Office assistant.

Je wordt het centrale aanspreekpunt voor onze ruim 200 medewerkers, verspreid over productie, logistiek en +15 winkels (en we blijven groeien). Je zorgt dat HR, payroll en de dagelijkse kantoorwerking vlot en correct verlopen. Je ziet werk, neemt het vast en houdt het management op de hoogte, zodat de organisatie zoveel mogelijk ontzorgd wordt.

Een groot bedrijf, een klein kantoor

Ons hoofdkantoor is bewust klein. Je werkt er samen met onze verantwoordelijken voor finance en operations. De collega’s van productie en de regio’s zijn vaak bij de teams op de werkvloer en in de winkels. Je werkt dus voor een organisatie van meer dan 200 mensen, vanuit een kleine en hechte kantooromgeving. Dat vraagt iemand die zelfstandig werkt, maar ook goed communiceert.

Wat je doet HR & payroll (± 70%)

• Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen van medewerkers en leidinggevenden over contracten, uurroosters, verlof, ziekte, loon en documenten.
• Je bereidt de maandelijkse payroll voor en controleert die, samen met ons sociaal secretariaat. Dat omvat prestaties, afwezigheden, Dimona en de uren van flexi’s en studenten.
• Je beheert de personeelsdossiers, van indiensttreding tot uitdiensttreding.
• Je trekt het wervingsproces: vacatures opvolgen, kandidaten screenen, gesprekken inplannen, communiceren met kandidaten en het onthaal van nieuwe medewerkers.
• Je zorgt dat de regels van PC 118 en 201 correct worden toegepast.

Office & organisatie (± 30%)

• Je neemt de algemene administratie en de kantoorwerking op.
• Je bereidt het wekelijkse teamoverleg voor, bewaakt de afspraken en volgt de acties op.
• Je ondersteunt interne momenten zoals de kwartaalmeeting en het AFB-café.
• Je denkt mee over hoe we de interne werking, de communicatie en de medewerkerservaring kunnen verbeteren.

Een greep uit je week

• Een winkelmedewerker heeft een vraag over haar loonbrief. Je zoekt het uit en geeft een helder antwoord.
• Je verzamelt de prestaties van productie en winkels, controleert ze en bezorgt ze correct aan het sociaal secretariaat.
• Een winkel heeft dringend een student nodig. Je zet de vacature online, screent de kandidaten, plant de gesprekken in en regelt de Dimona.
• Je merkt dat een dossier vastloopt. Je meldt het meteen en stelt een oplossing voor.

Wie je bent

• Minstens 3 jaar ervaring in HR-administratie - met payroll en/of rekrutering is een must - ervaring met arbeiders, flexi’s of studenten is een plus.
• Affiniteit met PC 118 en/of 201 is een plus.
• Nauwkeurig en gestructureerd zijn de eerste 2 woorden die je vrienden opnoemen om jou te omschrijven. Fouten in de payroll raken mensen in hun portemonnee, en dat besef je.
• Ownership is voor jou vanzelfsprekend: je neemt zaken vast en werkt ze af. Loopt er iets mis of raak je achterop, dan meld je dat tijdig en kom je met een voorstel om het op te lossen.
• Zelfstandig werken in een klein team is je ding, en je houdt de anderen op de hoogte, ook als ze niet op kantoor zijn.
• Discret en integer omgaan met vertrouwelijke informatie is voor jou vanzelfsprekend.
• Vlot communiceren met iedereen, van studenten tot het management, gaat je goed af. Onze zaakvoerders zijn druk, maar bereikbaar als je hen durft aan te spreken.
• Nederlands en Frans spreek en schrijf je vlot, en met MS Office werk je zonder moeite.

Wat wij bieden

• Een sleutelfunctie in een groeiend bedrijf, waar je de HR-werking mee professionaliseert.
• Hybride werken: maandag en woensdag zijn vaste kantoordagen, mogelijkheid om tot twee dagen thuiswerk.
• Voltijdse tewerkstelling met een marktconform loonpakket, in samenspraak op basis van jouw noden.
• Ruimte voor eigen inbreng en professionele ontwikkeling.