Gepassioneerd allround administratief medewerker! (m/x/v) 68900690

Passion Works Better!; Zonhoven; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Woon-werkverkeer vergoeding

Maaltijdcheques

Hospitalisatie verzekering

Groepsverzekering

Job summary

Passion Works Better! in Zonhoven zoekt een allround administratief medewerker met focus op pre-sales en logistieke administratieve taken. Je verwerkt offertes, bestellingen en transportdocumenten, houdt lijsten up-to-date en ondersteunt de boekhouding.

Je bent communicatief, nauwkeurig en kan zelfstandig werken in een drukke omgeving. Vereiste bachelor of gelijk door ervaring, plus sterke kennis van MS Office en internt IT pakketten; NL, FR en ENG vocabulaire is gewenst.

Qualifications

• Vereiste: bachelor of gelijk door ervaring.
• Sterke organisatorische en administratieve capaciteiten.
• Goede kennis van NL, FR en ENG.

Responsibilities

• Registreren van bestellingen en offertes.
• Beheren van administratieve dossiers en documentatie.
• Contact met klanten en leveranciers.
• Coördinatie van verzendingen en exportdocumenten.
• Ondersteunen van boekhouding en leveranciersbetalingen.

Skills

Administratieve vaardigheden

MS Office

Planning en organisatie

Klantgericht

Talen NL FR ENG

Education

Bachelor of gelijk door ervaring

Tools

MS Office

Interne IT pakketten

Job description

Voor onze klant, een bedrijf in aroma’s, zijn we op zoek naar een nieuwe medewerker om hun team te versterken als allround administratief medewerker!

Taken:

Pre-sales taken: nieuwe klanten aanmaken tool x, sampels versturen (DPD,UPS), offertes verwerken:

• Prijzen ingeven in tool x;
• Offerte digitaliseren + mailen naar klanten + doc + specificaties;
• Losse proksopgaven naar map klant (X) zetten.

Bestellingen:

• Bestellingen ingeven tool + opmaken order bon- (magazijn bon digitaliseren + klasseren);
• Controle hoeveelheden (verpakking 5-10-20-25L) + klant informeren bij wijzigingen, MOQ of vertraagde bestellingen;
• Bevestiging naar klant sturen (ontvangstbevestiging + digitaliseren);
• Order opvolging + aanpassen bij aanvullingen – wijzigingen – info;
• Proforma sturen (klanten die op voorhand moeten betalen).
• Transport aanvragen (incl. export);
• Kostprijzen vergelijken van transporteur + opvolgen contracten + marktonderzoek;
• Pallet etiketten maken, gewicht en DGD bepalen;
• Nodige documenten opstellen (CoA, VZN, factuur);
• Mapjes voor productie klaarmaken;
• EAD opstellen (accijnzen);
• AC4 document opstellen (accijnzen);
• Opvolgen levering order;
• Marktonderzoek tarieven transport leveranciers.
• Prijsaanvragen transporten Air en Sea/Nederland (incl. controle SDS en gewichten uitrekenen + verdeling pallet);
• Proforma’s sturen incl. transport (export);
• Opvolging betaling en aanpassingen transporten/orders;
• Opvolging documenten export (oorsprongscertificaat + Health certificate +B/L controleren/ AWB opvragen, Statement controleren);
• Paklijst/ CoA’s/ DGD/accijnzen;
• Eventueel douanestop regelen + opvolgen douane documenten;
• Opvolgen levering order.

Boekhouding leveranciers en diensten:

• Voorbereiding VH voor extern boekhoudkantoor.

Boekhouding klanten:

• Betalingen klanten opvolgen;
• Rappels sturen;

Algemene taken:

• Verdeling documenten en post;
• Onthaal receptie bezoekers;
• Bestellingen (kantoormateriaal, broodjes);
• Uitzonderlijke/éénmalige projecten/marktonderzoek;
• Opleidingsniveau: Bachelor of gelijk door ervaring;
• Ervaring met transport en meer bepaald export is een groot pluspunt maar niet noodzakelijk een must als de wil er is om dit aan te leren;
• Een grondige kennis van MS office, vlot kunnen werken met interne IT pakketten;
• Kennis van NL, FR & ENG;
• Administratief sterk;
• Planning en organisatievermogen;
• Flexibel, snel kunnen schakelen ts verschillende taken;
• Confidentieel & discreet;
• Sterk communicatief;
• Zelfstandig en initiatief nemend, leergierig;
• Klantgericht en klantvriendelijk;
• Pro-actief & creatief;
• Samenwerken met de juiste attitude;
• Dynamisch & enthousiast;
• Verzorgd voorkomen;
• Duurzaam engagement.

Jobgerelateerde competenties

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Brieven, tabellen invoeren volgens instructies
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Kopieerwerk verrichten
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Persoonsgebonden competenties

• Betrouwbaarheid
• Verantwoordelijkheid
• Samenwerken
• Resultaatgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Maaltijdcheques;
• Hospitalisatie verzekering;
• Groepsverzekering;
• Woon- werkverkeer vergoeding;
• Fulltime 39u week met een vast uurrooster;