Family Holding - Personal Executive Assistant - Bruxelles

Michael Page (Belgium); Brussel Hoofdstad; Hybride; EUR 61 000 - 89 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Voiture de société

Chèques-repas

Assurance hospitalisation

Téléphone portable

Ordinateur portable

Remboursement frais déplacement lorso7

Télétravail partiel

Résumé du poste

Michael Page Belgium recherche un(e) assistant(e) de direction / office manager pour une structure privée familiale gérant des holdings et des résidences en Europe. Vous centraliserez les tâches administratives et organiserez les flux entre la famille, le comptable et les prestataires.

Le poste propose une grande autonomie, un CDI belge et un salaire compétitif selon expérience, avec voiture ou budget mobilité et 13,92 mois. Télétravail partiel et voyages réguliers sont à prévoir.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction ou family office.
• Bonne compréhension des documents administratifs et comptables.
• Excellentes capacités d'organisation et de discrétion.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif des holdings et investissements.
• Préparer et suivre les paiements pour validation par la famille.
• Coordonner les échanges avec le comptable externe et rassembler les documents.
• Gérer les contrats, assurances et échéances légales.
• Préparer des synthèses simples de dépenses, budgets et échéances.
• Organiser les voyages, réservations et déplacements.
• Gérer l'agenda partagé, les livraisons et interventions.
• Assurer le suivi administratif personnel de la famille.
• Structurer et traiter les demandes urgentes ou peu formalisées.
• Coordonner l'occupation et la location des résidences.

Connaissances

Organisation

Office management

Confidentialité

Gestion des priorités

Outils

Logiciels de gestion

Description du poste

• Un rôle clé avec une grande autonomie
• Une fonction variée: administrative, organisation familiale & gestions residence

À propos de notre client

Cette structure familiale privée gère des investissements via des holdings et possède plusieurs résidences en Europe. Elle recherche une personne de confiance pour professionnaliser et centraliser des tâches aujourd'hui réparties entre plusieurs membres de la famille.

Description du poste

• Assurer le suivi administratif des holdings familiales et des investissements.
• Préparer et suivre les paiements pour validation par la famille.
• Coordonner les échanges avec le comptable externe et rassembler les documents nécessaires.
• Gérer les contrats, assurances, échéances légales et dossiers des sociétés.
• Préparer des synthèses simples de dépenses, budgets et échéances.
• Organiser les voyages, réservations et déplacements de la famille et de ses invités.
• Gérer l'agenda partagé, les livraisons et les interventions diverses.
• Assurer le suivi administratif personnel de la famille.
• Structurer et traiter les demandes urgentes ou peu formalisées.
• Coordonner l'occupation et la location des différentes résidences.
• Organiser les arrivées, départs, nettoyages et prestations sur site.
• Superviser les prestataires locaux et contrôler la qualité des interventions.
• Demander des devis, coordonner les travaux et valider les factures.
• Maintenir à jour la documentation numérique de chaque résidence.
• Assurer le suivi budgétaire, administratif et réglementaire des biens immobiliers

Profil recherché

• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction, office management, family office, étude notariale, cabinet d'avocats ou environnement similaire.
• Bonne compréhension des documents administratifs et comptables.
• Excellentes capacités d'organisation, de confidentialité et de gestion des priorités.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais. Le Neerlandais est un plus!
• Permis B et disponibilité pour des déplacements réguliers.
• Aisance avec les outils numériques et les logiciels de gestion courants.

Atouts

• Expérience auprès d'une famille privée
• Connaissance du néerlandais.
• Connaissance de l'espagnol.

Conditions et Avantages

• Contrat à temps plein (38h/semaine en moyenne annuelle).
• Contrat à durée indéterminée de droit belge.
• Salaire brut mensuel entre 5.500 € et 8.000 € selon l'expérience (payé sur 13,92 mois).
• Bonus annuel lié à des objectifs définis conjointement.
• Voiture de société ou budget mobilité.
• Chèques-repas.
• Frais nets mensuels.
• Assurance hospitalisation.
• Téléphone portable et ordinateur portable.
• Remboursement des frais de voyage et d'hébergement lors des déplacements professionnels.
• Travail basé à Bruxelles avec une part de télétravail.
• Grande autonomie et possibilité de construire la fonction.
• Perspective de long terme