Family Holding - Personal Executive Assistant - Bruxelles

Michael Page; Brussel Hoofdstad; Hybrid; EUR 61,000 - 89,000; Full time

Benefits offered by this job

Voiture de société ou budget mobilité

Chèques-repas

Frais nets mensuels

Assurance hospitalisation

Téléphone portable et ordinateur

Remboursement des frais de voyage et d

Télétravail partiel et autonomie

Job summary

Michael Page recherche une personne de confiance pour professionnaliser et centraliser des tâches administratives et de gestion pour une structure familiale privée à Bruxelles. Le poste combine des responsabilités administratives, organisationnelles et de gestion de residences, avec une autonomie forte et une collaboration avec des professionnels externes.

Le candidat idéal possède au moins 5 ans d'expérience similaire, maîtrise parfaitement le français et l'anglais, et est à l'aise avec les

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction, office management, family office, étude notariale, cabinet d'avocats ou environnement similaire.
• Bonne compréhension des documents administratifs et comptables.
• Excellentes capacités d'organisation, de confidentialité et de gestion des priorités.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais. Le Néerlandais est un plus!
• Permis B et disponibilité pour des déplacements réguliers.
• Aisance avec les outils numériques et les logiciels de gestion courants.

Responsibilities

• Assurer le suivi administratif des holdings familiales et des investissements.
• Préparer et suivre les paiements pour validation par la famille.
• Coordonner les échanges avec le comptable externe et rassembler les documents nécessaires.
• Gérer les contrats, assurances, échéances légales et dossiers des sociétés.
• Préparer des synthèses simples de dépenses, budgets et échéances.
• Organiser les voyages, réservations et déplacements de la famille et de ses invités.
• Gérer l'agenda partagé, les livraisons et les interventions diverses.
• Assurer le suivi administratif personnel de la famille.
• Structurer et traiter les demandes urgentes ou peu formalisées.
• Coordonner l'occupation et la location des différentes résidences.
• Organiser les arrivées, départs, nettoyages et prestations sur site.
• Superviser les prestataires locaux et contrôler la qualité des interventions.
• Demander des devis, coordonner les travaux et valider les factures.
• Maintenir à jour la documentation numérique de chaque résidence.
• Assurer le suivi budgétaire, administratif et réglementaire des biens immobiliers

Skills

Organisation exceptionnelle

Confidentialité

Gestion des priorités

Français et Anglais

Outils numériques

Tools

Logiciels de gestion

Bureautique avancée

Job description

• Une fonction variée: administrative, organisation familiale & gestions residence

About Our Client

Cette structure familiale privée gère des investissements via des holdings et possède plusieurs résidences en Europe. Elle recherche une personne de confiance pour professionnaliser et centraliser des tâches aujourd'hui réparties entre plusieurs membres de la famille

• Assurer le suivi administratif des holdings familiales et des investissements.
• Préparer et suivre les paiements pour validation par la famille.
• Coordonner les échanges avec le comptable externe et rassembler les documents nécessaires.
• Gérer les contrats, assurances, échéances légales et dossiers des sociétés.
• Préparer des synthèses simples de dépenses, budgets et échéances.
• Organiser les voyages, réservations et déplacements de la famille et de ses invités.
• Gérer l'agenda partagé, les livraisons et les interventions diverses.
• Assurer le suivi administratif personnel de la famille.
• Structurer et traiter les demandes urgentes ou peu formalisées.
• Coordonner l'occupation et la location des différentes résidences.
• Organiser les arrivées, départs, nettoyages et prestations sur site.
• Superviser les prestataires locaux et contrôler la qualité des interventions.
• Demander des devis, coordonner les travaux et valider les factures.
• Maintenir à jour la documentation numérique de chaque résidence.
• Assurer le suivi budgétaire, administratif et réglementaire des biens immobiliers
• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction, office management, family office, étude notariale, cabinet d'avocats ou environnement similaire.
• Bonne compréhension des documents administratifs et comptables.
• Excellentes capacités d'organisation, de confidentialité et de gestion des priorités.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais. Le Neerlandais est un plus!
• Permis B et disponibilité pour des déplacements réguliers.
• Aisance avec les outils numériques et les logiciels de gestion courants.

• Un rôle clé avec une grande autonomie
• Une fonction variée: administrative, organisation familiale & gestions residence

About Our Client

Cette structure familiale privée gère des investissements via des holdings et possède plusieurs résidences en Europe. Elle recherche une personne de confiance pour professionnaliser et centraliser des tâches aujourd'hui réparties entre plusieurs membres de la famille

Job Description

• Assurer le suivi administratif des holdings familiales et des investissements.
• Préparer et suivre les paiements pour validation par la famille.
• Coordonner les échanges avec le comptable externe et rassembler les documents nécessaires.
• Gérer les contrats, assurances, échéances légales et dossiers des sociétés.
• Préparer des synthèses simples de dépenses, budgets et échéances.
• Organiser les voyages, réservations et déplacements de la famille et de ses invités.
• Gérer l'agenda partagé, les livraisons et les interventions diverses.
• Assurer le suivi administratif personnel de la famille.
• Structurer et traiter les demandes urgentes ou peu formalisées.
• Coordonner l'occupation et la location des différentes résidences.
• Organiser les arrivées, départs, nettoyages et prestations sur site.
• Superviser les prestataires locaux et contrôler la qualité des interventions.
• Demander des devis, coordonner les travaux et valider les factures.
• Maintenir à jour la documentation numérique de chaque résidence.
• Assurer le suivi budgétaire, administratif et réglementaire des biens immobiliers

The Successful Applicant

• Minimum 5 ans d'expérience en assistanat de direction, office management, family office, étude notariale, cabinet d'avocats ou environnement similaire.
• Bonne compréhension des documents administratifs et comptables.
• Excellentes capacités d'organisation, de confidentialité et de gestion des priorités.
• Maîtrise parfaite du français et de l'anglais. Le Neerlandais est un plus!
• Permis B et disponibilité pour des déplacements réguliers.
• Aisance avec les outils numériques et les logiciels de gestion courants.

Atouts

• Expérience auprès d'une famille privée
• Connaissance du néerlandais.
• Connaissance de l'espagnol.

What's on Offer

• Contrat à temps plein (38h/semaine en moyenne annuelle).
• Contrat à durée indéterminée de droit belge.
• Salaire brut mensuel entre 5.500 € et 8.000 € selon l'expérience (payé sur 13,92 mois).
• Bonus annuel lié à des objectifs définis conjointement.
• Voiture de société ou budget mobilité.
• Chèques-repas.
• Frais nets mensuels.
• Assurance hospitalisation.
• Téléphone portable et ordinateur portable.
• Remboursement des frais de voyage et d'hébergement lors des déplacements professionnels.
• Travail basé à Bruxelles avec une part de télétravail.
• Grande autonomie et possibilité de construire la fonction.
• Perspective de long terme