Executive Assistant & AI Partner to the CEO

Spott; Evere; On-site; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Spott in Brussel zoekt een hands-on partner van de CEO: een rol waar organisatietalent, oordeelsvorming en AI-sensitiviteit samenkomen. Je beheert agenda en mailbox, bepaalt prioriteiten en bereidt strategische meetings voor.

Je test AI-tools zoals ChatGPT of Copilot, bouwt workflows en fungeert als sparringpartner voor digitalisering. Vloeiende talen en discreet werken zijn essentieel, net als flexibiliteit bij sitebezoeken in Vlaanderen.

Qualifications

• Master by experience of equivalent level.
• Ervaring dicht bij directie of vergelijkbaar profiel.
• Uitstekend Nederlands en Frans; dagelijkse werktalen.
• Concrete ervaring met AI-tools zoals ChatGPT/Claude/Copilot.
• Gestructureerd, nauwkeurig en assertief; bewaak CEO-agenda.
• Proactief, discreet en meertalig; reizen naar sites geen probleem.

Responsibilities

• Beheren van agenda en mailbox van de CEO, bepalen van prioriteiten.
• Voorbereiden vergaderingen, verslagen en synthesenota's.
• Opvolgen beslissingen en contact met klanten/partners namens de CEO.
• Zoeken en testen van AI-tools, ontwikkelen van workflows.
• Sparringpartner voor digitalisering en samenwerking in Vlaanderen.

Skills

Directie-ervaring

Nederlands (vloeiend)

Frans (goed)

AI-tools ervaring

Planningen en organisatie

Discreet werken

Education

Master of gelijkwaardig door ervaring

Tools

ChatGPT

Claude

Copilot

Job description

Ben jij klaar om naast een CEO te staan in plaats van achter hem? Zoek je een rol waarin je organisatietalent, je oordeel en je feeling voor AI alle drie tellen? Vorm de toekomst van het bedrijf, niet enkel de agenda van de CEO.

Bij Humae zijn we geen HR-kantoor zoals de andere. We zijn opgericht door ondernemers die zelf bedrijven hebben geleid, gestructureerd en getransformeerd. We weten dus waar het over gaat wanneer een directie versterking zoekt. Voor een van onze partners, een stevige Belgische groep in zakelijke dienstverlening met vestigingen, zoeken we de rechterhand van de CEO. De groep heeft uitgesproken groeiambities, onder meer in Vlaanderen.

Dit is geen klassiek directiesecretariaat. Je beheert de agenda en de mailbox, maar je bouwt vooral de manier van werken die daarachter zit: welke taken kunnen weg, welke kunnen automatisch, en met welke tools.

Organiseren en opvolgen

Je neemt de agenda, de mailbox en de reisplanning van de CEO in handen en beslist mee wat prioriteit krijgt. Je bereidt vergaderingen voor, schrijft heldere verslagen en synthesenota's, en volgt op wat er beslist is tot het ook echt gebeurd is. Klanten en partners die langskomen, ontvang je namens de CEO.

Automatiseren en digitaliseren

Dit is wat de functie onderscheidt. Je zoekt de juiste AI-tools, test ze uit en zet ze in om terugkerend werk weg te nemen. Je bouwt werkbare workflows in plaats van proefprojecten, je deelt wat werkt met de rest van de organisatie en je bent voor de CEO de sparringpartner over digitalisering.

Meedenken

Je bereidt de dossiers voor strategische vergaderingen voor en brengt je eigen lezing mee. Voor de verdere ontwikkeling van de groep in Vlaanderen ben je bovendien de brug op taalkundig en cultureel vlak.

• Master of gelijkwaardig door ervaring.
• Ervaring dicht bij een directie, of een sterk academisch profiel dat klaar is voor die sprong.
• Uitstekend Nederlands, mondeling en schriftelijk, en een zeer goed niveau Frans. Beide zijn dagelijkse werktalen.
• Concrete ervaring met AI-tools zoals ChatGPT, Claude of Copilot, niet als nieuwsgierigheid maar in je dagelijkse werk.
• Gestructureerd, nauwkeurig en assertief: je durft de agenda van een CEO te bewaken.
• Je anticipeert in plaats van te wachten op instructies, en je bent discreet met wat je te horen krijgt.
• Je voelt je thuis in een meertalige omgeving en verplaatsingen naar de sites schrikken je niet af.

DIT IS NIETS VOOR JOU ALS

Je een strikt afgebakende administratieve functie zoekt, liever wacht tot iemand je zegt wat te doen, niet graag van locatie verandert, of AI eerder als hype dan als werkinstrument ziet.

• Een contract van onbepaalde duur, voltijds, met een 4/5-regeling die bespreekbaar is.
• Een salaris in lijn met je ervaring, met bedrijfswagen en tankkaart, prestatiegebonden bonus, hospitalisatieverzekering en forfaitaire onkostenvergoeding. De loonvork bespreken we open in het eerste gesprek.
• Een zichtbare rol met directe toegang tot de leiding van de groep en tot de beslissingen die ertoe doen.
• Voor wie ambitie heeft, op termijn reële doorgroei naar bredere management-, project- of operationele rollen.

Een eerste gesprek met Humae, daarna een gesprek met de CEO, en tot slot een finale afstemming. Je krijgt na elke stap terugkoppeling, ook wanneer het antwoord neen is.