Management Assistant (tweetalig NL/FR)

Anima; Antwerpen; On-site; EUR 42,000 - 55,000; Full time

Benefits offered by this job

Contract onbepaalde duur

Extralegale voordelen

Dynamische werkomgeving

Goed bereikbare locatie

Job summary

Anima zoekt een gedreven Management Assistant die de CEO, CDO en groepsdirectie ondersteunt op administratief, organisatorisch en logistiek vlak. Je rapporteert aan de CEO en werkt vanuit ons hoofdkantoor Mechelen-Noord.

Je bent de eerste contactpersoon, bewaakt agenda's en vergaderingen, en ondersteunt de Raad van Bestuur en comités met documentatie en procedures.

Qualifications

• Min. 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Bachelor in Office Management of verwante richting.
• Zeer goed tweetalig Nederlands-Frans (schriftelijk en mondeling).
• Sterk organisatorisch en coördinatievermogen.
• Digitale vaardigheden met Microsoft 365.

Responsibilities

• Assistentie CEO en CDO: rechterhand van het management, bewaak agenda's en vergaderingen en denk vooruit.
• Administratie: ondersteuning van Raad van Bestuur, Exec. Comité en comités, documentatie en compliance-processen.
• Office Management: eerste aanspreekpunt, onthaal bezoekers, beheer mailbox, ondersteuning bij meetings en evenementen, hoofdkantoor georganiseerd houden.

Skills

Organisatie

Planning

Coördinatie

Relatiebeheer

Proactief

Discretie

Klantgericht

Education

Bachelor Office Management

Tools

Microsoft 365

Job description

Wat houd deze job precies in?
Werken bij Anima betekent meebouwen aan een warme en mensgerichte zorgorganisatie met een duidelijke missie. Verspreid over heel België beheert Anima 30 woonzorgcentra, assistentiewoningen en herstelverblijven. Met 2.500 geëngageerde medewerkers zorgen we elke dag met hart en ziel voor 3.400 bewoners.
Om onze verdere groei te ondersteunen en de werking van onze organisatie optimaal te begeleiden, zijn we op zoek naar een gedreven en professionele tweetalige Management Assistant.
In deze veelzijdige functie ondersteun je de CEO, CDO en de groepsdirectie op administratief, organisatorisch en logistiek vlak. Je rapporteert aan de CEO en werkt vanuit ons hoofdkantoor te Mechelen-Noord.

Hieronder Vind Je Een Greep Uit Je Verantwoordelijkheden

• Assistentie CEO en CDO: Als rechterhand van het management zorg je voor een vlekkeloze organisatie van agenda’s, afspraken en vergaderingen. Je bewaakt het overzicht, denkt vooruit en houdt meerdere ballen tegelijk in de lucht. Ook wanneer de planning onverwacht verandert, blijf je rustig en flexibel, zodat alles op de rails blijft en de organisatie efficiënt kan blijven draaien.
• Administratie: Daarnaast speel je een belangrijke rol in de ondersteuning van de Raad van Bestuur, het Executief Comité en andere comités. Je helpt bij het opstellen en beheren van de bijhorende documentatie, verwerkt en archiveert juridische dossiers in samenwerking met de Secretaris-Generaal en volgt compliance-, KYC- en interne procedures nauwgezet op.
• Office Management: Jij bent het eerste aanspreekpunt van onze organisatie. Met jouw professionele uitstraling zorg je voor een vlot onthaal van bezoekers, beheer je oproepen en de algemene mailbox, en ondersteun je collega’s bij meetings, onboardings en evenementen. Je houdt het hoofdkantoor georganiseerd en uitnodigend, van vergaderruimtes en facilitaire opvolging tot het beheer van het economaat. Dankzij jouw oog voor detail, servicegerichte houding en organisatietalent creëer je een aangename werkomgeving waarin alles op rolletjes loopt.

Hoe zien we jouw profiel?

• Je beschikt minstens over een professionele Bachelor in een relevante richting zoals Office Management, Communicatie, Talen, enz.
• Je hebt minimum 5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie en kan enkele goede referenties voorleggen.
• Je bent:
  • Een organisatorisch talent met een passie voor plannen en coördineren.
  • Creatief, positief en sterk in het verbinden van mensen.
  • Digitaal vaardig en erg vertrouwd met Microsoft 365.
  • Zeer goed tweetalig Nederlands-Frans (schriftelijk en mondeling).
  • Proactief, hands-on en oplossingsgericht.
  • Discreet, betrouwbaar en klantgericht.

Wat hebben wij jou te bieden?

• Een contract van onbepaalde duur.
• Een competitief verloningspakket aangevuld met extralegale voordelen .
• Een veelzijdige functie in een dynamische en mensgerichte organisatie.
• Werken op een mooie, goed bereikbare locatie met zicht op de Dijle.

Ben jij de Management Assistant die we zoeken?

Voor meer informatie, neem contact op 015 28 79 46.