Technisch Administratief Bediende

Equans; Hoboken; On-site; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Equans zoekt een Technisch Administratief Bediende voor de ondersteuning van technische projecten van opstart tot oplevering in Hoboken. Je werkt in een omgeving waar techniek, samenwerking en projectwerk centraal staan en draagt bij aan administratieve en organisatorische processen.

Je werkdagen omvatten onder andere het opmaken van werfdossiers volgens ISO-voorschriften, het aanmaken van projecten in interne systemen en het structureren van projectdocumentatie zowel digitaal als fysiek.

Qualifications

• Verwachte sterke organisatorische vaardigheden en nauwkeurigheid.
• Goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
• Inzicht in administratieve processen en documentbeheer.

Responsibilities

• Dossiers voor werven opmaken en beheren volgens ISO-procedures.
• Nieuwe projecten aanmaken in interne systemen.
• Administratief voorbereiden van werven en contracten.
• Projectdocumentatie digitaal en fysiek structureren en beheren.
• Beheren en actualiseren van klantenplatformen en documentbeheersystemen.
• Deadlines en herinneringen actief opvolgen.
• Technische as-built dossiers samenstellen en ondersteuning bieden bij opleveringen.

Skills

Administratieve organisatie

Coördinatie

Communicatieve vaardigheden

Teamwork

Tools

Interne systemen

Job description

Bouw mee aan uitdagende technische projecten bij Equans. Als Technisch Administratief Bediende ondersteun je technische projecten van opstart tot oplevering en zorg je ervoor dat alles administratief en organisatorisch vlot verloopt. Je werkt in een omgeving waar techniek, samenwerking en projectwerking samenkomen en draagt dagelijks bij aan het succes van diverse projecten binnen IMACHS.

Bij Equans geloven we dat diverse talenten onze teams sterker maken. We bouwen actief aan een inclusieve werkomgeving waarin iedereen zich welkom voelt, zichzelf kan zijn en moedigen iedereen aan om te solliciteren.

Jouw werklocatie

Hoboken.

Wat ga je doen?

• werfdossiers opmaken en beheren volgens de geldende ISO-procedures
• nieuwe projecten aanmaken in interne systemen
• nieuwe werven en contracten administratief voorbereiden
• projectdocumentatie digitaal en fysiek structureren en beheren
• klantenplatformen en documentbeheersystemen beheren en actualiseren
• deadlines, aanvragen en rappels actief opvolgen
• technische as-built dossiers samenstellen
• opleveringen en technische metingen voorbereiden en ondersteunen
• vergaderingen, veiligheidsbezoeken en projectgerelateerde afspraken coördineren
• tevredenheidsenquêtes, bankgaranties, 4bis-documenten en andere contractuele documenten verzenden en opvolgen
• projectdocumentatie beheren en archiveren
• bestelbonnen opmaken en opvolgen
• leveranciersfacturen administratief controleren
• saldo's en rappels voorbereiden en opvolgen
• interne facturaties aanvragen
• facturatie-opvolging binnen het departement ondersteunen
• correspondentie en aangetekende zendingen beheren
• telefoon- en mailboxbeheer verzorgen
• scans, documenten en administratieve dossiers verwerken
• vergaderingen, evenementen en teamactiviteiten organiseren
• onkostennota's verzamelen en verwerken
• ondersteuning bieden bij diverse administratieve en organisatorische taken