Events Logistics & Admin Coordinator

Promo Sa; Brussel Hoofdstad; Hybrid; EUR 22,000 - 31,000; Full time

Job summary

Promo Sa recherche un/une collaborateur(trice) intérimaire pour le poste d’Administrateur & Events Coordinator. Vous assisterez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique, couvrant la planification, la coordination et le suivi d’événements physiques, hybrides ou digitaux.

Le profil recherché combine rigueur, autonomie et sens du travail d’équipe; maîtrise des outils Microsoft 365 et une connaissance de SAP est un plus, avec liens comptables et une certaine flexibilité

Qualifications

• Grande rigueur et autonomie, bon esprit d'équipe.
• Attitude proactive et orientée solutions.
• Excellentes compétences relationnelles.
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams); connaissance SAP est un plus.
• Bonnes connaissances comptables.
• Capacités organisationnelles.
• Résistance au stress et gestion des délais.
• Flexibilité (soirées et week-ends poss.
• Expérience dans le secteur événementiel est un atout.
• Bilingue néerlandais/français, l’anglais est un atout.

Responsibilities

• Assister administrativement les Event Managers dans la planification, coordination, mise en œuvre et suivi d’événements (physique, hybride ou digital).
• Rédaction d’appels d’offres, analyse des propositions et devis; comparaison pour faciliter le choix des prestataires.
• Planification et sélection des véhicules avec marques et transports.
• Veiller au matériel promotionnel disponible sur place et au suivi des fournisseurs (agences, traiteurs, services audiovisuels).
• Gestion budgétaire et administrative selon procédures internes (PO, paiements).
• Support à l’invitation et à l’inscription (Excel, outil en ligne).
• Gestion du matériel (commande, mise à disposition, restitution).
• Participation éventuelle à des événements selon la charge de travail.
• Préparation et suivi du Salon de l’Auto du 8–17 janvier 2027 avec coordination fournisseurs et marques.

Skills

Rigueur

Autonomie

Esprit d'équipe

Proactivité

Relationnel

Maîtrise Microsoft 365

SAP (connaissance)**

Connaissances comptables

Organisation

Gestion du stress

Tools

SAP

Microsoft 365

Job description

Promo Sa recherche un/une collaborateur(trice) intérimaire pour le poste d’Administrateur & Events Coordinator. Vous assisterez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique, couvrant la planification, la coordination et le suivi d’événements physiques, hybrides ou digitaux.

Le profil recherché combine rigueur, autonomie et sens du travail d’équipe; maîtrise des outils Microsoft 365 et une connaissance de SAP est un plus, avec liens comptables et une certaine flexibilité