Events & Admin Coordinator - Hybrid & Multibrand

Promo Sa; Brussel; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Promo Sa zoekt een Administration & Events Coordinator (M/V/X) voor een interimopdracht tot 15 maart 2027. Je ondersteunt de Event Managers bij planning, logistiek en opvolging van fysieke, hybride of digitale evenementen voor retail, B2B, B2C en interne doelgroepen.

Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en in teamverband, met focus op budgetten, leveranciers en tijdige leveringen. Een tweetaligheid NL/FR en rijbewijs B zijn gewenst, Engels is een plus.

Qualifications

• U werkt nauwkeurig en zelfstandig, maar bent ook een teamplayer
• U beschikt over sterke relationele vaardigheden
• U hebt een goede kennis van Microsoft 365 (Excel, Word, Teams); kennis van SAP is een pluspunt
• U hebt een goede basiskennis van boekhouding
• U beschikt over organisatorische capaciteiten
• U blijft rustig onder druk en weet deadlines goed te beheren
• U bent flexibel; avond- en weekendwerk kan occasioneel voorkomen
• Ervaring binnen de evenementensector is een plus
• U bent tweetalig Nederlands/Frans; kennis van het Engels is een bijkomende troef
• U beschikt over rijbewijs B

Responsibilities

• Projectbeheer
• U ondersteunt de Event Managers administratief bij de planning, coördinatie, uitvoering en opvolging van evenementen — fysiek, hybride of digitaal — voor retail, B2B, B2C en interne doelgroepen. U bent betrokken van A tot Z van offerteaanvraag tot nazorg, met uiteenlopende taken vóór, tijdens en na het evenement
• Logistiek & voorbereiding: opstellen van aanbestedingen, analyseren van voorstellen en offertes, en waar nodig vergelijken om selectie van dienstverlener te ondersteunen
• Budgetopvolging: kosten opvolging en naleving van het toegewezen budget en administratieve afhandeling (PO’s, leveranciersbetalingen)
• Communicatie: uitnodigingen beheren, deelnemerslijsten bijwerken en gegevens invoeren in online tools
• Materiaalbeheer: bestellen en beheren van promotiemateriaal en logistiek rond events
• Coordinatie met leveranciers en interne afstemming met merken
• Ondersteuning bij de voorbereiding van het Autosalon (8-17 januari 2027)
• Budgettaire en boekhoudkundige opvolging verzorgen volgens interne procedures

Skills

Proactief

Teamwork

Organisatievaardigheden

Nederlands/Frans tweetalig

Rijbewijs B

Tools

Microsoft 365

Excel

Word

Teams

SAP

Job description

Promo Sa zoekt een Administration & Events Coordinator (M/V/X) voor een interimopdracht tot 15 maart 2027. Je ondersteunt de Event Managers bij planning, logistiek en opvolging van fysieke, hybride of digitale evenementen voor retail, B2B, B2C en interne doelgroepen.

Je werkt nauwkeurig, zelfstandig en in teamverband, met focus op budgetten, leveranciers en tijdige leveringen. Een tweetaligheid NL/FR en rijbewijs B zijn gewenst, Engels is een plus.