Administration & Events Coordinator

Yes Sir; Brussel; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Part time

Job summary

Yes Sir recherche un(e) collaborateur(trice) pour un poste intérimaire stimulant au sein du département Communication & Events, où vous soutiendrez les deux Event Managers dans une fonction administrative variée et dynamique.

Vous gérez la planification d’événements (physiques, hybrides ou digitals), le suivi budgétaire, les invitations et inscriptions, la logistique et la coordination des fournisseurs, en restant autonome tout en restant un excellent team player.

Qualifications

• Grande rigueur et capacité à travailler de manière autonome, tout en étant un excellent team player.
• Attitude proactive et orientée solutions.
• Excellentes compétences relationnelles.
• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams) ; la connaissance de SAP est un plus.
• Bonnes connaissances comptables.
• Capacités organisationnelles.
• Résistance au stress et capacité à gérer les délais.
• Flexibilité (travail en soirée et le week-end possible).
• Une expérience dans le secteur événementiel est un atout.
• Bilingue (néerlandais/français), l’anglais est un atout supplémentaire.
• Permis B.

Responsibilities

• Gestion de projet : vous assistez les Event Managers dans la planification, coordination, mise en œuvre et suivi d’événements (physique, hybride ou digital).
• Rédaction d’appel d’offres et analyse des propositions/devis; planification et sélection des véhicules et transports.
• Suivi du matériel promotionnel et coordination avec les fournisseurs.
• Suivi budgétaire et comptable, création de PO et paiements fournisseurs.
• Gestion des invitations et des inscriptions dans Excel et outils en ligne.
• Support à la préparation du Salon de l’Auto (8–17 janvier 2027) et coordination interne.
• Possibilité de présence selon participation et charge de travail.

Skills

Rigueur et autonomie

Proactivité

Esprit d'équipe

Compétences relationnelles

Maîtrise MS 365

Connaissance SAP

Connaissances comptables

Organisation

Gestion du stress

Flexibilité horaires

Expérience événementiel

Bilingue NL/FR

Anglais

Permis B

Tools

Microsoft 365

SAP

Job description

Compagnie / Projet

Vous recherchez un poste intérimaire stimulant,

polyvalent et enrichissant, où l’initiative

personnelle est encouragée ?

La mobilité ne se limite pas à se déplacer d’un point à un autre. Elle façonne nos liens, rapproche les communautés et nous permet de poursuivre ce qui compte vraiment.

‘WE MOVE PEOPLE WITH BRANDS AND

PRODUCTS THEY LOVE AND TRUST’

Nous offrons une fonction comme

‘Administration & Events Coordinator’ (M/V/X)

Une mission intérimaire au sein du département Communication & Events, où vous soutiendrez les deux Event Managers dans une fonction administrative dynamique et variée.

Functions

Nous recherchons un(e) collaborateur disponible rapidement jusqu’au 15 mars 2027, disposant des qualités suivantes :

• Grande rigueur et capacité à travailler de manière autonome, tout en étant un(e) excellent(e) team player


• Attitude proactive et orientée solutions


• Excellentes compétences relationnelles


• Bonne maîtrise de Microsoft 365 (Excel, Word, Teams) ; la connaissance de SAP est un plus


• Bonnes connaissances comptables


• Capacités organisationnelles


• Résistance au stress et capacité à gérer les délais


• Flexibilité (travail en soirée et le week-end possible)


• Une expérience dans le secteur événementiel est un atout


• Bilingue (néerlandais/français), l’anglais est un atout supplémentaire


• Permis B

#MarvestingBelgique

Profil & Conditions

Principales responsabilités

• Gestion de projet : Vous assistez administrativement les Event Managers dans la planification, la coordination, la mise en œuvre et le suivi d’événements (physique, hybride ou digital), qu’ils soient retail, B2B, B2C ou internes. Vous intervenez de A à Z, de l’offre jusqu’au suivi, avec des tâches variées avant, pendant et après l’événement.


• Logistique & préparations :
  
  
  
  • Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
  
  
  • Planification et sélection des véhicules avec les marques et ordres de transports
  
  
  
  


• S’assurer que le bon matériel promotionnel est disponible sur place


• Suivi des fournisseurs (agences, traiteurs, techniciens audiovisuels, etc.)


• Suivi budgétaire :
  
  
  
  • Suivi des coûts et respect du budget alloué
  
  
  • Gestion administrative selon les procédures internes (création de PO, suivi des paiements fournisseurs, etc.)
  
  
  
  


• Communication : Tâches diverses en soutien de l’équipe ;
  
  
  
  • Gestion des invitations (mise à jour des listes de participants dans Excel, encodage dans notre outil en ligne)
  
  
  • Suivi des inscriptions et relances, en collaboration avec les équipes concernées
  
  
  
  


• Gestion du matériel :
  
  
  
  • Commande de matériel auprès des fournisseurs attitrés (beachflags, roll-ups, etc.)
  
  
  • Planification des mises à disposition et restitution
  
  
  
  


• En fonction de la participation et de la charge de travail en amont et pendant l’evenement, une éventuelle présence lors des événements peut être demandée.


• Support à la préparation du Salon de l’Auto (8 – 17 janvier 2027) :
  
  
  
  • Rédaction d’appel d’offres, analyse des propositions/devis et éventuel comparatif à établir pour faciliter la sélection du prestataire suivant les process
  
  
  • Coordination avec les fournisseurs
  
  
  • Coordination interne et échanges d’informations avec les différentes marques
  
  
  • Suivi budgétaire et comptable, ainsi que les tâches administratives associées, dans le respect des procédures internes.
  
  
  
  

Cela dépendra également du profil et des compétences du candidat.