Diensthoofd seceretariaat

Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland; Eeklo; Sur place; EUR 65 000 - 85 000; Plein temps

Résumé du poste

Intergemeentelijke opdrachthoudende Vereniging voor huisvuilverwerking Meetjesland zoekt een Diensthoofd Secretariaat om de dagelijkse werking van het secretariaat te leiden en de organisatie en haar bestuursorganen te ondersteunen.

Je geeft leiding aan een team van administratieve en schoonmaakmedewerkers, bewaakt de kwaliteit van processen, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor correcte verslaggeving en naleving van procedures; daarnaast onderhoud je contacten met gemeenten en beheert

Qualifications

• Leiding geven aan een team van administratieve medewerkers en schoonmaakmedewerkers.
• Zorg dragen voor efficiënte, kwalitatieve en klantgerichte dienstverlening.
• Beheren van administratieve processen en identificeren van verbeterkansen.
• Ondersteunen van de bestuursorganen en voorbereiden van vergaderingen.
• Bewaken van de juridische en administratieve correctheid van documenten.
• Onderhouden contacten met gemeenten en overheidsinstanties.
• Coördineren van aankoopdossiers en ondersteuning bij aanbestedingen.
• Beheer van contracten en follow-up dossiers.

Responsabilités

• Organiseren en coördineren van de dagelijkse werking van het secretariaat.
• Voorbereiden van vergaderingen, agendas en verslaggeving.
• Signaleren en verbeteren van administratieve processen.
• Ondersteunen van de directie en diensten bij aankoopprocedures.
• Beheren van contracten en dossiers van aanbestedingen.
• Ondersteunen van bestuursorganen en verslaggeving.

Connaissances

Leidinggeven

Coördineren

Klantgerichte dienstverlening

Administratieve processen

Projectmanagement

Description du poste

Als Diensthoofd Secretariaat ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking en de verdere uitbouw van het secretariaat. Je zorgt ervoor dat het secretariaat een sterke ondersteunende rol vervult voor de volledige organisatie en haar bestuursorganen. Je werkt hierbij nauw samen met de directie en de verschillende diensten. Je geeft leiding aan een team van administratieve medewerkers en schoonmaakmedewerkers. Je rapporteert aan de algemeen directeur.

• Je organiseert en coördineert de dagelijkse werking van het secretariaat.
• Je waakt over een efficiënte, kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening zowel intern als extern en zorgt voor een correcte en tijdige ondersteuning voor gans de organisatie.
• Je beschrijft en bewaakt de kwaliteit van administratieve processen waarbij je opportuniteiten detecteert om deze processen te vereenvoudigen en neemt hierbij de rol op van projectleider.
• Je ondersteunt de bestuursorganen waarbij je vergaderingen voorbereidt, agenda's opstelt in overleg met de directie en zorgt voor een correcte en tijdige verslaggeving en opvolging van vergaderingen en beslissingen.
• Je bewaakt de juridische en administratieve correctheid van documenten.
• Je onderhoudt contacten met de bevoegde instanties van de gemeenten van IVM op gebied van administratieve zaken van de beleidsorganen.
• Je staat in voor de administratieve coördinatie van de aankoopdossiers en ondersteunt diensten bij aankoopprocedures en overheidsopdrachten.
• Je volgt dossiers op van aanvraag tot gunning, beheert contracten en de opvolging hiervan.