Backofficer

IMMOTRAP; Heverlee; Sur place; EUR 26 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

IMMOTRAP in Heverlee zoekt een gedreven dossierbeheerder/administratief medewerker die zowel klanten als leveranciers aan het onthaal verder helpt. Je hebt een sterke hands-on mentaliteit, blijft kalm onder druk en bewaart structuur in een dynamische omgeving.

Je beheert briefwisseling en mailverkeer met uitstekende Word-, Excel- en Outlook-vaardigheden en leert vlot ons eigen softwarepakket kennen. Je volgt de planning van herstellingswerken op van offerte tot betaling, met nauw contact met

Qualifications

• Sterke administratie- en communicatieve vaardigheden.
• Uitstekende Word, Excel en Outlook vaardigheden.
• Klant- en leverancierscontacten beheren.
• Flexibele en diplomatieke teamspeler.

Responsabilités

• Beantwoorden van brieven en e-mails.
• Onthaal en telefoon beantwoorden en bezoekers ontvangen.
• Planning van herstellingswerken volgen vanaf offerte tot betaling.
• Nauw contact met dossierbeheerders, mede-eigenaars en huurders.

Connaissances

Klantcontact

Telefonisch communiceren

Administratieve vaardigheden

MS Word

MS Excel

MS Outlook

Planningsbeheer

Diplomatieke vaardigheden

Outils

Syndicus software

MS Office suite

Description du poste

Contacten en administratie geven je energie. Je staat onze dossierbeheerders, klanten en leveranciers bij zowel telefonisch, per mail als aan ons onthaal. Het grote voordeel van de syndicus wereld is dat elke dag er anders kan uit zien. Je bent dan ook iemand die beschikt over een goede dosis inzicht en een sterke hands-on mentaliteit. Je bent in staat om structuur te behouden en je flexibel op te stellen. Je kan het hoofd koel houden.

Je staat in om zowel klanten als leveranciers aan het onthaal verder te helpen. Je bent efficiënt in het communiceren met anderen om snel te achterhalen hoe je de persoon kan verder helpen.

Je beschikt over snelle vingers en een goed taalgebruik om de briefwisseling en mailverkeer te beantwoorden. Je computerskils op vlak van Word, Excel en Outlook zijn uitmuntend. Je hebt geen schrik om nieuwe programma's te ontdekken en je in te werken in deze systemen. Als syndicus beschikken wij over een eigen software programma die je gretig wilt leren gebruiken.

Verder sta je in om de planning van de herstellingswerken op te volgen van offerte t.e.m. de budgetopvolging en de uitbetaling. Jouw professionele contacten zullen voornamelijk leveranciers, verzekeringsmakelaars, experten, deskundigen… zijn in het kader van deze herstellings- of renovatiewerken. Daarom blijf je ook in elk dossier in nauw contact met de betrokken dossierbeheerders, mede-eigenaars en/of huurders. Een goede dosis diplomatie en een kritische geest helpen je vlot omgaan met de verschillende actoren.

Bij dit alles word je bijgestaan door je enthousiaste collega’s. Samen beheren jullie ons gebouwenpatrimonium.