Tijdelijk administratief medewerker gebouwenbeheer

Infinity Jobs; Sint-Pieters; On-site; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

Infinity Jobs zoekt een gemotiveerde administratieve medewerker syndicus om de dagelijkse administratie te ondersteunen en bij te dragen aan efficiënt beheer van gebouwen in België.

U behandelt telefonische en schriftelijke vragen, beheert e-mails en dossiers, bereidt vergaderingen voor en zorgt voor correcte correspondentie met mede-eigenaars, bewoners en leveranciers. Nauwkeurigheid en communicatieve vaardigheden zijn vereist.

Qualifications

• Verantwoordelijk voor telefonische en schriftelijke vragen van mede-eigenaars, huurders, bewoners en leveranciers.
• Beheer en actualiseer administratieve dossiers van mede-eigendommen.
• Verzenden en klasseren van brieven, verslagen en overige documenten.

Responsibilities

• Beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van mede-eigenaars, huurders, bewoners en leveranciers.
• Opvolgen en verwerken van inkomende en uitgaande e-mails en briefwisseling.
• Beheren en updaten van administratieve dossiers van mede-eigendommen.
• Opstellen en versturen van uitnodigingen, notulen en andere documenten.
• Ondersteunen van algemene vergaderingen van mede-eigenaars.
• Volgen van meldingen, klachten en technische interventies in samenwerking met de syndicus en leveranciers.
• Verwerken en controleren van facturen en archieven bijhouden.

Skills

Communicatieve vaardigheden

Nauwkeurigheid

Administratieve vaardigheden

Job description

Voor onze klant een professioneel en dynamisch syndicuskantoor dat instaat voor het dagelijkse beheer van mede-eigendommen zijn wij op zoek naar tijdelijke versterking.

Ze streven naar een persoonlijke aanpak, een vlotte communicatie en een kwalitatieve dienstverlening voor mede-eigenaars, bewoners en leveranciers.

Wij zijn op zoek naar een gemotiveerde en nauwkeurige administratief medewerker syndicus die hun ondersteunt bij de dagelijkse administratieve werkzaamheden en bijdraagt aan een efficiënt beheer van hun gebouwen.

Je takenpakket bestaat onder andere uit:

• Het beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van mede-eigenaars, huurders, bewoners en leveranciers.
• Het opvolgen en verwerken van inkomende en uitgaande e-mails en briefwisseling.
• Het beheren en actualiseren van administratieve dossiers van mede-eigendommen.
• Het opstellen, versturen en klasseren van brieven, verslagen, documenten en andere correspondentie.
• Het voorbereiden en administratief ondersteunen van algemene vergaderingen van mede-eigenaars.
• Het opmaken en versturen van uitnodigingen, aanwezigheidslijsten en notulen, volgens de interne afspraken.
• Het opvolgen van meldingen, klachten, herstellingen en technische interventies in samenwerking met de syndicus en leveranciers.
• Het verwerken en controleren van facturen en het doorsturen ervan voor verdere behandeling.
• Het bijhouden van digitale en papieren archieven.
• Het ondersteunen van de syndicus bij de dagelijkse organisatie en planning.
• Het bewaken van deadlines en zorgen voor een correcte administratieve opvolging van dossiers.