Backoffice Manager, Atalian (H/F/X)

Atalian; Antwerpen; On-site; EUR 60,000 - 80,000; Full time

Job summary

Atalian Belgium is een toonaangevende speler in Facility Management met meer dan 3.500 medewerkers en een omzet van €120 miljoen. Als Back Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de administratieve afdeling binnen jouw regio, inclusief klantenfacturatie en Time & Attendance.

Je leidt een team van Office Administrators, rapporteert rechtstreeks aan Area Managers en Division Manager, en zet in op structurele verbeteringen en betrouwbare rapportering.

Qualifications

• Eindverantwoordelijkheid voor correcte en tijdige klantenfacturatie binnen jouw regio.
• Zorg voor nauwkeurige personeelsadministratie, met aandacht voor tijdregistratie, prestaties en loonvoorbereiding (T&A).
• Samenwerking met Credit Control om openstaande betalingen en termijnen op te volgen.
• Rapportage van administratieve resultaten en betrouwbare rapporteringen.
• Actieve analyse van werkprocessen en ondersteuning bij het gebruik van administratieve systemen.

Responsibilities

• Leidinggeven aan Office Administrators en prioriteiten stellen.
• Coachen en motiveren van medewerkers en ontwikkelingsondersteuning bieden.
• Organiseren van teamoverleg en individuele gesprekken, doelstellingen monitoren.
• Verbeteren van facturatie- en administratieve processen waar mogelijk.
• Samenwerking met operationele verantwoordelijken en ondersteunende diensten.

Skills

Leidinggeven

Team coaching

Time & Attendance

Facturatie

Administratieve systemen

Rapportage

Communicatie

Tools

Credit Control

Job description

• Atalian Belgium is een toonaangevende speler in Facility Management. Met meer dan 3.500 medewerkers en een jaarlijkse omzet van €120 miljoen ondersteunen wij bedrijven en organisaties met geïntegreerde facilitaire oplossingen.

Dagelijks zorgen we voor veilige, comfortabele en performante werkomgevingen, zodat onze klanten zich volledig op hun kernactiviteiten richten.

Gedreven door duurzame groei, innovatie en ondernemerschap, bouwen we verder aan onze ambitieuze toekomst.

Als Back Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de administratieve afdeling binnen jouw regio. Je zorgt ervoor dat zowel de klantenfacturatie als de personeelsadministratie (Time & Attendance) correct en efficiënt verlopen.

Je geeft leiding aan een team van Office Administrators en vormt de verbindende schakel tussen de administratie, Area Managers en Division Manager, aan wie je rechtstreeks rapporteert.

Je bouwt aan een sterk team

• Je stuurt je Office Administrators dagelijks aan, verdeelt het werk en stelt duidelijke prioriteiten.
• Je motiveert en coacht je medewerkers, geeft constructieve feedback en ondersteunt hen in hun ontwikkeling.
• Je organiseert teamoverleg en individuele gesprekken en volgt doelstellingen en resultaten op.
• Je stimuleert samenwerking en een positieve werksfeer, maar durft ook bij te sturen wanneer dat nodig is.

Je bewaakt de kwaliteit van onze administratie

• Je draagt de eindverantwoordelijkheid voor een correcte en tijdige klantenfacturatie binnen jouw regio.
• Je volgt facturatieproblemen en klantenklachten op en zoekt naar duurzame oplossingen.
• Je ziet toe op een nauwkeurige personeelsadministratie, met bijzondere aandacht voor tijdsregistratie, prestaties en loonvoorbereiding (T&A).
• Je werkt samen met Credit Control om openstaande betalingen en betalingstermijnen op te volgen.
• Je bewaakt de administratieve resultaten en zorgt voor betrouwbare rapporteringen.

Je brengt structuur en zorgt voor verbetering

• Je analyseert bestaande werkprocessen en zoekt actief naar manieren om efficiënter en nauwkeuriger te werken.
• Je ondersteunt je team bij het gebruik van administratieve systemen en deelt je kennis.
• Je bewaakt de kosten en doelstellingen van je afdeling.
• Je werkt nauw samen met de operationele verantwoordelijken en ondersteunende diensten.
• Je blijft betrokken bij de dagelijkse activiteiten en springt operationeel bij waar nodig.