Backoffice Manager

ATALIAN Belgium; Antwerpen; Hybrid; EUR 55,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Firmawagen

Maaltijdcheques

Netto forfaitaire vergoedingen

Bonus

Groeps-hospi verzekering

Smartphone

Laptop

Cafetariaplan

Job summary

ATALIAN Belgium zoekt een Back Office Manager die verantwoordelijk is voor de dagelijkse werking van de administratieve afdeling in jouw regio. Je leidt een team Office Administrators en rapporteert rechtstreeks aan de Area Manager en Division Manager.

Je bewaakt tijdige facturatie, nauwkeurige personeelsadministratie en rapporteert aan Credit Control. Je werkt aan procesverbeteringen en stuurt kosten en doelstellingen bij.

Qualifications

• Bachelor- of masterdiploma in een relevante richting of gelijkwaardige ervaring.
• Ervaring in een administratieve omgeving met facturatie en personeelsadministratie.
• Pragmatische instelling met overzicht en hands-on mentaliteit.
• Ervaring met aansturen/coördineren van medewerkers.
• Analytisch, nauwkeurig en oplossingsgericht.
• Uitstekende kennis van Excel en ervaring met administratieve software.

Responsibilities

• Leiding geven aan Office Administrators en prioriteiten stellen.
• Zorgdragen voor correcte en tijdige klantenfacturatie per regio.
• Toezicht op tijdsregistratie, loonvoorbereiding en TA.
• Samenwerken met Credit Control voor betalingsafhandeling.
• Verbeteren van werkprocessen en efficiëntie.

Skills

Leidinggeven

Analytisch

Nauwkeurig

Communicatie

Frans basis

Education

Bachelor- of masterdiploma in relevante richting

Tools

Excel

HRIS

Facturatiesoftware

Job description

Atalian Belgium is een toonaangevende speler in Facility Management. Met meer dan 3.500 medewerkers en een jaarlijkse omzet van €120 miljoen ondersteunen wij bedrijven en organisaties met geïntegreerde facilitaire oplossingen.

Dagelijks zorgen we voor veilige, comfortabele en performante werkomgevingen, zodat onze klanten zich volledig op hun kernactiviteiten richten.

Gedreven door duurzame groei, innovatie en ondernemerschap, bouwen we verder aan onze ambitieuze toekomst.

Om onze verdere ontwikkeling te ondersteunen, zijn wij op zoek naar een:

Als Back Office Manager ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse werking van de administratieve afdeling binnen jouw regio. Je zorgt ervoor dat zowel de klantenfacturatie als de personeelsadministratie (Time & Attendance) correct en efficiënt verlopen.

Je geeft leiding aan een team van Office Administrators en vormt de verbindende schakel tussen de administratie, Area Managers en Division Manager, aan wie je rechtstreeks rapporteert.

Je bouwt aan een sterk team

• Je stuurt je Office Administrators dagelijks aan, verdeelt het werk en stelt duidelijke prioriteiten.
• Je motiveert en coacht je medewerkers, geeft constructieve feedback en ondersteunt hen in hun ontwikkeling.
• Je organiseert teamoverleg en individuele gesprekken en volgt doelstellingen en resultaten op.
• Je stimuleert samenwerking en een positieve werksfeer, maar durft ook bij te sturen wanneer dat nodig is.

Je bewaakt de kwaliteit van onze administratie

• Je draagt de eindverantwoordelijkheid voor een correcte en tijdige klantenfacturatie binnen jouw regio.
• Je volgt facturatieproblemen en klantenklachten op en zoekt naar duurzame oplossingen.
• Je ziet toe op een nauwkeurige personeelsadministratie, met bijzondere aandacht voor tijdsregistratie, prestaties en loonvoorbereiding (T&A).
• Je werkt samen met Credit Control om openstaande betalingen en betalingstermijnen op te volgen.
• Je bewaakt de administratieve resultaten en zorgt voor betrouwbare rapporteringen.

Je brengt structuur en zorgt voor verbetering

• Je analyseert bestaande werkprocessen en zoekt actief naar manieren om efficiënter en nauwkeuriger te werken.
• Je ondersteunt je team bij het gebruik van administratieve systemen en deelt je kennis.
• Je bewaakt de kosten en doelstellingen van je afdeling.
• Je werkt nauw samen met de operationele verantwoordelijken en ondersteunende diensten.
• Je blijft betrokken bij de dagelijkse activiteiten en springt operationeel bij waar nodig.

Ben jij onze ideale kandidaat? Dan kom je idealiter overeen met het volgende profiel:

• Je beschikt over bachelor of masterdiploma een in een relevante richting of hebt gelijkwaardige ervaring.
• Je hebt ervaring binnen een administratieve omgeving, bij voorkeur met facturatie en personeelsadministratie.
• Je bent pragmatisch ingesteld. Je houdt het overzicht, maar steekt graag ook zelf de handen uit de mouwen
• Je hebt ervaring met het aansturen, begeleiden of coördineren van medewerkers
• Je bent analytisch, nauwkeurig en oplossingsgericht en behoudt het overzicht wanneer het druk wordt.
• Je hebt een uitstekende kennis van Excel en werkt vlot met administratieve software.
• Je communiceert vlot in het Nederlands en hebt een goede basis van het Frans.

Wij vinden het belangrijk dat jij je goed voelt en bieden je:

• Een voltijds, vast contract,
• De kansen, mogelijkheden en ondersteuning om je te ontwikkelen en te ontplooien,
• Een boeiende uitdaging waar je elke dag wel nieuwe dingen kan leren,
• Een aantrekkelijk salaris met interessante extralegale voordelen (bvb: firmawagen, maaltijdcheques, netto forfaitaire vergoedingen, bonus, groeps-hospi verzekering, smartphone, laptop, cafetariaplan, enz…)
• Homeworking tot 2 dagen per week,

Plaats van tewerkstelling:

Ons knappe kantoor met zicht op het water, te Antwerpen (Houtdok-Noordkaai).

ATALIAN Belgium is een toonaangevende speler in Facility Management en maakt deel uit van de wereldwijde ATALIAN Group. Met op maat gemaakte oplossingen ontzorgen wij bedrijven en organisaties op het vlak van schoonmaak, technisch onderhoud en integrale facilitaire dienstverlening.

Onze 4.000 medewerkers zorgen dagelijks voor een schone, veilige en comfortabele werkomgeving, zodat onze klanten zich op hun kerntaken kunnen focussen. Duurzaamheid en innovatie zitten in het DNA van onze dienstverlening, en het zijn onze mensen die het verschil maken.

Met een sterke lokale aanwezigheid en internationale expertise draagt ATALIAN Belgium bij aan efficiënte en aangename werkplekken in diverse sectoren.