Assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL (H/F/X)

SILVA MEDICAL; Watermaal-Bosvoorde; On-site; EUR 18,000 - 30,000; Part time

Benefits offered by this job

Rémunération attractive

Avantages extra-légaux

Job summary

ANBCT Centre de Services recrute un assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL pour soutenir le Président, la Direction et les départements Finances, Informatique et Secrétariat Social. Le poste est basé à Boitsfort et implique le secrétariat général, la gestion des publications légales et le suivi des assurances.

Vous supervisez le courrier, les fournitures, les réunions et la logistique, ainsi que les traductions FR-NL, avec une attitude proactive, autonome et discrète dans un

Qualifications

• Être parfaitement bilingue FR/NL et communiquer avec les parties internes/externes.
• Être proactif, autonome et rigoureux dans des sujets variés.
• Excellente communication écrite et orale, sens du travail en équipe.
• Maîtrise des outils bureautiques courants et confidentiality des informations.

Responsibilities

• Gérer le secrétariat général (réunions CA/Assemblée, documents, procès-verbaux).
• Assurer le suivi administratif des assurances et des dossiers légaux.
• Introduction et suivi des dossiers de construction avec autorités et architectes.
• Traductions françaises-néerlandais.
• Gestion quotidienne du siège de Boitsfort (courrier, fournitures, entretien, planning salle).
• On et off boarding des employés du Centre et coordination des services.

Skills

Bilingue FR/NL

Proactif

Autonome

Rigueur

Bonne communication écrite

Esprit d'équipe

Outils bureautiques

Tools

MS Office

Job description

L’ANBCT recrute pour les sites de SILVA medical et la Clinique Sans Souci [Boitsfort]

Assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL (h/f/x)

ANBCT Centre de Services

Contrat à durée indéterminée – Temps partiel ( 19h/semaine)

L'ANBCT est un groupe d'institutions hospitalières et de résidences pour aînés actif dans les 3 régions du pays. Ce groupe dispose de ressources partagées au sein de son Centre de Services basé à Boitsfort.

Le Centre de Services recrute un assistant administratif polyvalent bilingue FR/NL qui assistera le Président du Conseil d'Administration, la Direction et les départements Finances, Informatique et Secrétariat Social. Cette fonction rapporte à la Direction du Centre de Services et est susceptible de recevoir des demandes des Directions des institutions du Groupe.

Missions principales

Secrétariat général

• Organiser les réunions du Conseil d'Administration et de l'Assemblée Générale pour différentes ASBL et une fondation.
  • établir l'ordre du jour
  • gérer les procurations et les listes de présence
  • compiler et envoyer le dossier complet des CA
  • constituer le rapport annuel présenté à l'Assemblée Générale
  • établir les procès-verbaux et les faire valider par les participants
  • organiser la logistique (repas, vidéoconférence, ...)
• Assurer les publications légales (Comptes annuels, BCE, UBO, Moniteur, Reprobel,...)
• Répondre à toute demande administrative des banques
• Gérer le classement papier et électronique et les archives physiques
• Tenir le compte des réunions du Président du CA

Suivi administratif des assurances

• Etre le point de contact entre les institutions et le courtier pour toute demande.
• Assurer le suivi des sinistres soumis (hors assurance-loi) par les institutions

Introduction et suivi administratif des dossiers de construction importants auprès des autorités subsidiantes régionales ou fédérales et en lien avec les architectes et les Services Techniques

Traductions français-néerlandais

Gestion quotidienne du siège de Boitsfort

• Gérer le courrier "papier" entrant et sortant
• Commander les fournitures
• Organiser l'entretien hebdomadaire des locaux et la collecte des déchets par les prestataires externes
• Planifier les entretiens récurrents
• Gérer l'agenda des salles de réunion
• Gérer les abonnements à diverses publications professionnelles
• Coordonner On et off boarding des employés du Centre (téléphonie mobile, PC, Voiture, Assurance Hospitalisation, internet à domicile Proximus le cas échéant, Plateformes E-Gym et Benefits at Work...)

Gestion du patrimoine immobilier

• Envoyer les avis d'indexation annuels des biens en location
• Mise en forme de la déclaration de la taxe sur le patrimoine des ASBL

Cette fonction est faite pour vous si…

• Vous êtes parfaitement bilingue FR / NL.
• Vous êtes proactif, autonome, rigoureux et flexible dans la gestion de sujets diversifiés.
• Vous vous distinguez par votre communication écrite et orale claire et positive avec tous les niveaux de l'organisation et les parties externes.
• Vous avez le sens du travail d’équipe.
• Vous êtes intéressé par le monde de l'hôpital et de l'accueil des aînés.
• Vous maîtrisez les outils de bureautique courants.
• Vous avez une sensibilité pour les questions juridiques.
• Vous traitez les informations de manière strictement confidentielle.

Nous vous offrons

• Un environnement de travail de qualité, à proximité des transports en commun et disposant d'un parking propre.
• Une rémunération attractive basée sur votre expérience.
• Un ensemble d'avantages extra-légaux compétitifs.