Collaborateur·trice ·trice Administratif·ve H/F/X

AIDE FAMILIALE - RÉGION BRUXELLOISE; Elsene; Hybrid; EUR 36,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Rémunération conforme au barème IFIC

Pécule de vacances et prime de fin d&#

Job summary

Aide & Soins à Domicile (ASD) Bruxelles recherche un Collaborateur/trice administratif/ve pour assurer le soutien administratif des Soins Infirmiers, en lien avec une équipe de 3 collaborateurs et la Responsable du service.

Le poste est CDI, à temps plein, avec possibilité de télétravail et des avantages pour les collaborateurs. Formation continue et évolution au sein de l’organisation sont proposés.

Qualifications

• Gestion et suivi des dossiers administratifs.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
• Recherches administratives et suivi des procédures.
• Maîtrise des échanges d’informations avec interlocuteurs internes et externes.

Responsibilities

• Constituer, vérifier, compléter et actualiser les dossiers administratifs.
• Assurer le classement, l’archivage et le suivi des documents.
• Préparer, rédiger et mettre en forme les documents administratifs.
• Effectuer les recherches administratives nécessaires au traitement des dossiers.

Skills

Gestion dossiers

Support administratif

Communication

Bilingue NL/FR

Education

CESS technique ou professionnel

Bachelier ou supérieur non universitaire

Formation certifiante administration

Tools

AllSoft

Job description

• Famille de métiers : Administration et comptabilité / Secrétariat, travail de bureau et administration du personnel
• Nombre d'années d'expérience : Expérience limitée

Description de l'entreprise

Aide & Soins à Domicile (ASD) Bruxelles est une organisation de près de 300 travailleurs et travailleuses et se compose de trois départements: l'Aide à la Vie Journalière (AVJ), les Soins Infirmiers (SI) et le Service de Coordination des aides et soins à domicile.

ASD Bruxelles offre une gamme d'aides et de soins à domicile aux personnes fragilisées et est en constante évolution afin de s'adapter aux besoins de la population. L'objectif est d'y répondre de manière optimale et de permettre un maintien à domicile dans les meilleures conditions possibles.

ASD Bruxelles prône des valeurs telles que la diversité et l'inclusion.

Besoin d'informations à ce propos? N'hésitez pas à nous écrire.

Le·la Collaborateur·trice Administratif·ve dépend hiérarchiquement de la Responsabledu service des Soins Infirmiers.Le service est composé d'une équipe de 3 collaborateurs, d'une Responsable, d'une Adjointe, d'une équipe de terrain composée d' infirmier·ère·s et aide-soignantes qui travaillent en collaboration pour assurer un support administratif efficace aux activités de l'ASD. Le·la Collaborateur·rice administratif·ve contribue au bon fonctionnement quotidien du service Support Administratif des Soins Infirmiers en apportant un soutien administratif aux collègues ainsi qu'à la Responsable et à son Adjointe. Il·elle assure les contacts avec différents interlocuteurs internes et externes et veille à la qualité, à la mise à jour et à la bonne circulation des informations et des documents. Grâce à sa polyvalence, il·elle participe également à diverses activités, projets ou tâches spécifiques en fonction des besoins du service et de l'organisation.

Missions & tâches

Gestion et suivi des dossiers administratifs

• Constituer, vérifier, compléter et mettre à jour les dossiers administratifs
  • Assurer le classement, l'archivage et le suivi des documents
  • Encoder les données dans les outils et supports appropriés
  • Assurer le suivi des dossiers dans le respect des procédures et des délais

Support administratif aux équipes et aux responsables

• Apporter un soutien administratif quotidien aux collègues de terrain, à la Responsable et à son Adjointe
  • Préparer, rédiger et mettre en forme différents documents administratifs : courriers, rapports, tableaux de suivi, notes, pièces justificatives, etc
  • Effectuer les recherches administratives nécessaires au traitement des dossiers
  • Réaliser les tâches administratives confiées dans le respect des consignes et procédures

Participer à la préparation et au suivi de certaines activités du service

Communication et gestion des demandes

• Assurer les échanges d'informations et de documents avec des interlocuteurs internes et externes
  • Répondre aux demandes relevant de son périmètre de compétences et transmettre les situations complexes au responsable concerné
  • Assurer les contacts téléphoniques et les échanges écrits, notamment en néerlandais
  • Veiller à transmettre les informations aux personnes concernées dans les délais appropriés
  • Vérifier les données et les dossiers dans le but d'identifier les informations manquantes, incohérences ou anomalies
• CESS(technique ou professionnel) et au maximum d'un bachelier.Une formation certifiante en administration, bureautique ou dans un domaine apparenté constitue un atout.
• Ce poste étant subsidié dans le cadre du dispositif Maribel Jeune,le·lacandidat·e devrarépondre aux conditions d'éligibilité applicables à ce dispositif. Une attestation d'éligibilité peut être demandée dans le cadre du processus de recrutement.
• La connaissance d'AllSoft ou d'une autre plateforme dédiée à la planification et à la facturation dans le secteur des soins infirmiers constitue un réel atout.
• La maîtrise du néerlandais, tant à l'oral qu'à l'écrit, ainsi que la connaissance d'autres langues utiles à la fonction constitue un atout.
• Supérieur non universitaire

Compétences linguistiques

Français (atout)

• Comprendre : Expérimenté + (C2)
• Écrire : Expérimenté + (C2)
• Lire : Expérimenté + (C2)
• Parler : Expérimenté + (C2)

Néérlandais (atout)

• Comprendre : Expérimenté + (C2)
• Écrire : Expérimenté + (C2)
• Lire : Expérimenté + (C2)
• Parler : Expérimenté + (C2)

Avantages du poste

• Contrat: Contrat à durée indéterminée(CDI) Maribel Jeune -temps plein- 40h/semaine
  • Rémunération: Conforme au barème légal de la Commission paritaire 330 (Barème IFIC 11)
• Pécule de vacances et prime de fin d'année
• Congés:20 jours de congés légaux (VA), 4h de congés extralégaux toutes les 56h de travail presté (H38), des congés d'ancienneté (CA,1 jour tous les 5 ans) et des heures de RE (2h de récupération par semaine, soit 1 jour par mois).
• Matériel de travail: Smartphone et ordinateur de fonction
• Mobilité: Intervention dans le remboursement kilométrique déplacement domicile-lieu de travail
• Prises en charge à 100% de l'abonnement Brupass/STIB et de la part patronale de l'abonnement SNCB
• Télétravailler:Possibilité de télétravailler
• Formation continue: Accès à des formations adaptées à vos besoins
• Assurance vie privée/Assurance groupe
• Avantages supplémentaires: Profitez de réductions exclusives grâce à nos partenaires Benefits@work et Steylemans
  • Un travail épanouissant, motivant et varié
  • Entrée en fonctiondès que possible

Informations supplémentaires

Parcours de sélection

• 1ère étape, l'analyse des candidatures se fera par le jury composé de Milanda REQUETTE, chargée du recrutement, et de Roxanne VAN STEENSEL,Responsabledu service des Soins Infirmiers.
  • 2ème étape, si votre candidature est retenue, vous serez convié·e à un test écrit, suivi le même jour d'un entretien en présentiel avec la chargée de recrutement et la Responsable des Soins Infirmiers.

Les étapes de sélection se déroulerontdurant le mois de novembre, pour une prise de fonction dès que possible.

Bon à savoir

Notre organisation prônant des valeurs telles que la diversité et l'inclusion assure que toutes les candidatures seront réceptionnées et traitées. Si un aménagement raisonnable est nécessaire, veuillez nous prévenir dans votre courriel de candidature afin que nous puissions faire le nécessaire pour vous accueillir.

Envie d'en apprendre davantage sur ce métier ou sur un métier proche de celui-ci ? Parcourez toutes les informations utiles sur Panorama des métiers. Panorama des métiers

Cette offre a été rédigée par l'employeur, Actiris n'est donc pas responsable de son contenu et des éventuelles infractions à la législation en vigueur.
Attention, un employeur ne peut pas vous demander de lui communiquer des données sensibles. En savoir plus .
Si vous avez une remarque sur cette offre, n'hésitez pas à nous la communiquer via ce formulaire de contact .