Allround Administratief Medewerker (met onthaalondersteuning)

Evolta; Gent; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Evolta is op zoek naar een Allround Administratief Medewerker om ons dynamische Management & Support team te versterken. Je werkt aan dagelijkse administratieve en commerciële taken, ondersteunt het team bij communicatie en onderhoudt klanten en leveranciersrelaties.

Je speelt een sleutelrol in de ontvangst van bezoekers, het verwerken van post en e-mail, en je helpt mee bij het organiseren van evenementen en activiteiten.

Responsibilities

• Ondersteunen van het bestaande administratieve en commerciële team bij de dagelijkse organisatie.
• Ondersteunen van het Facility & Fleet team met administratieve taken.
• Begeleiden van bezoekersontvangst en ondersteuning bij de digitale vernieuwing van het onthaal.
• Beheer van inkomende telefoongesprekken en doorverbinden naar de juiste contactpersoon/afdeling.
• Verwerken en doorsturen van inkomend e-mailverkeer (intern en extern).
• Ondersteunen van de commerciële binnendienst bij het opstellen van offertes.
• Controleren en actualiseren van referentiefiches.
• Mogelijke ondersteuning bij updaten van website, social media en andere communicatie.
• Behandelen van binnenkomende en uitgaande post.
• Ondersteunen bij de organisatie van evenementen en personeelsactiviteiten.

Job description

Team Evolta is een multidisciplinaire mix van ingenieurs en architecten, van ontwerpers, tekenaars, modelleurs, projectleiders, analisten, technici … Van individuen met verschillende expertises en achtergronden die elkaar creatief uitdagen, ondersteunen en aanvullen. Die samen alles in huis hebben om de maatschappij van morgen vorm te geven door schoonheid en geluk op de eerste plek te zetten doorheen elk traject. Dat is Evolta. Een som van de meest uiteenlopende talenten met hetzelfde doel: mensen en plekken verbinden.

Op dit ogenblik zijn wij voor ons team “Management & Support” op zoek naar een Allround Administratief Medewerker.

• Als nieuwe collega sta je ons bestaand administratief en commercieel team bij in de dagelijkse organisatie van hun werk. Je werkt doorgaans met informatie met een vertrouwelijk karakter.
• Je biedt administratieve ondersteuning aan het team Facility & Fleet.
• Je staat in voor het onthaal van bezoekers. Dit onthaal wordt binnenkort grotendeels gedigitaliseerd, waarbij jij vanuit de open space ondersteunt waar nodig.
• Je staat in voor de ontvangst en behandeling van de binnenkomende telefonie, je analyseert de binnenkomende vragen en zorgt voor de doorschakeling naar de juiste contactpersoon/afdeling.
• Je werkt mee aan de verwerking en het doorsturen van het binnenkomende e-mailverkeer (intern en extern) in de verschillende mailboxen.
• Je ondersteunt onze commerciële binnendienst bij de opmaak van offertes.
• Je controleert en actualiseert de gegevens in onze referentiefiches.
• Je biedt mogelijks ondersteuning bij het updaten van website, social media en andere communicatie.
• Je behandelt de binnenkomende en uitgaande post.
• Je helpt mee bij de organisatie van evenementen, personeelsactiviteiten, …