Medewerker onthaal en administratie

Voluit vzw; Wippelgem; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Voluit vzw zoekt een administratief medewerker voor onthaal en algemene administratie. Je zorgt voor een vriendelijke ontvangst, behandelt de telefoon en mailbox en verzorgt basisadministratie.

Daarnaast beheer je inschrijvingen, agenda en poststromen, bereidt vergaderingen voor en ondersteunt bij evenementen. Je werkt georganiseerd, proactief en met oog voor details.

Qualifications

• Minimaal basisniveau van administratie en klantgerichte communicatie.
• Kennis van agenda- en mailbeheer is een pluspunt.

Responsibilities

• Verwelkomen van bezoekers en telefoonpermanentie.
• Beheren info-mailbox en verdelen van post.
• Opdrachten en inschrijvingen voor vormingsplanning beheren en vacatures opvolgen.
• Ondersteunen bij evenementen en meeting-voorbereidingen.

Skills

Onthaal

Telefoonbeheer

Administratieve taken

Evenementenondersteuning

Job description

Voluit begeleidt mensen met een (vermoeden van) verstandelijke beperking, lichamelijke beperking, autisme, NAH en/of kwetsbaarheden op verschillende levensdomeinen. Wij zijn er voor alle mogelijke vragen naar ondersteuning op vlak van wonen, werken, dagbesteding en vrije tijd. Mensen worden niet alleen gewaardeerd om wat ze doen, maar vooral om wie ze zijn. Meer info: www.voluit.be.

Voor ons team administratie zijn we op zoek naar een medewerker onthaal en administratie (30,4u tot 38u/week) voor een vervangingscontract met voorziene duur tot eind juni 2027

Wat houdt het werk in ?

Als administratief medewerker sta je in voor een goede dienstverlening aan interne en externe klanten door het uitvoeren van diverse administratieve opdrachten, onthaal en telefoonpermanentie.

Taken:

• Onthaal:
  • Ontvangst bezoekers en telefoonpermanentie
  • Behandelen info-mailbox van Voluit
  • Verwerken en verdelen van interne en externe post
  • Aanspreekpunt voor interne meldingen inzake het onderhoud van de gebouwen, printerproblemen, ...
• Algemene administratieve taken:
  • Opdrachten in functie van vormingsplanning (vb. beheer inschrijvingen, registratie, …) en medewerkersbeleid (vb. plaatsen van vacatures, beheer mailbox sollicitaties, …)
  • Beheer interne telefoonlijst, GSM-abonnementen, databeheer op onze server, input van gegevens, agendabeheer, …
  • Plaatsen en opvolgen van bestellingen voor de verschillende werkingen, voorraadbeheer
  • Administratieve en organisatorische opdrachten in functie van evenementen (vb. Rock voor Specials, sneukelbrunch, …)
  • Ondersteuning communicatie: beursmateriaal beheren, drukwerk verwerken (snijden, lamineren, verzenden, …), …
• Praktisch-organisatorische taken:
  • Voorbereiden van vergaderingen: vergaderzaal klaarzetten, lunch bestellen en afhalen
  • Diverse taken m.b.t. de keuken en het gebouw: vb. koffieapparaat reinigen, vaatwas vullen, planten water geven,...