Allround Administratief Coördinator (4/5 → voltijds) (H/F/X)

TECHNIEK OP MAAT; Heist-op-den-Berg; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Job summary

Techniek op Maat zoekt een Allround Administratief Coördinator die structuur brengt in de dagelijkse werking en mee kan groeien met het bedrijf. De rol omvat planning, klantencontact, mailboxbeheer, administratieve voorbereidingen en ondersteuning van de zaakvoerder en het managementteam.

Je beheert leveringen, facturen en dossiers, onderhoudt contacten met leveranciers en zorgt voor een overzichtelijke kantoororganisatie.

Qualifications

• Vaardig in plannen en coördineren van meerdere taken tegelijk.
• Uitstekende klantgerichtheid en communicatieve vaardigheden.
• Verantwoordelijk voor mailboxbeheer en follow-up van vragen.
• Ondersteunt administratieve taken en boekhouding preliminair.
• Ervaringen met factuurcontrole en leveranciersdossiers.
• Kennis van kantoortoepassingen (office tools).
• Actief meedenken over procesverbeteringen.

Responsibilities

• Klantencontact: eerste telefoonlijn, vragen beantwoorden en afspraken maken.
• Planning en agendabeheer: stappen van projecten en leveringen plannen; agenda management.
• Mailboxbeheer: beheren algemene mailboxen en opvolgen van berichten.
• Commerciële ondersteuning: volgen van offertes en telefonisch opvolgen van klanten.
• Administratie en boekhouding: documenten voorbereiden en facturen controleren.
• Leveranciers en goederen: contact met leveranciers en opvolging van leveringen.
• Kantoororganisatie: material bestellen en vergaderzaal klaarzetten; onboarding nieuwe collega.
• Procesverbetering: meedenken over efficiëntere administratieve werking.

Skills

Plannen en coördineren

Klantcontact

Mailbox beheer

Administratieve ondersteuning

Factuurcontrole

Kantoorgebruik

Procesverbetering

Job description

Ben jij degene die overzicht houdt wanneer iedereen met tien dingen tegelijk bezig is?

Bij Techniek op Maat zoeken we een Allround Administratief Coördinator die mee structuur brengt in onze dagelijkse werking. Geen klassieke administratieve functie waarin je elke dag hetzelfde doet, maar een brede rol waarin je verantwoordelijkheid krijgt en mee kunt groeien met ons bedrijf.

Techniek op Maat begeleidt particulieren die zelf de technieken in hun woning willen installeren. Van elektriciteit en sanitair tot verwarming en ventilatie. Wij zorgen voor de technische voorbereiding, materialen en begeleiding.

Wat ga je concreet doen?

• Klantencontact: je neemt de eerste telefoonlijn op, beantwoordt vragen en maakt afspraken met klanten.
• Planning en agendabeheer: je plant de verschillende stappen van onze technische projecten, leveringen en klantenbezoeken. Je beheert de agenda's van onze technische planners en ondersteunt het agenda- en afsprakenbeheer van de zaakvoerder en het managementteam.
• Mailboxbeheer: je beheert de algemene bedrijfsmailboxen en ondersteunt het beheer en de opvolging van de mailboxen van de zaakvoerder en het managementteam. Je zorgt ervoor dat vragen en berichten correct behandeld en opgevolgd worden.
• Commerciële ondersteuning: je volgt offertes mee op, belt klanten na en zorgt dat openstaande dossiers niet blijven liggen.
• Administratie en boekhouding: je bereidt documenten voor de boekhouding voor, controleert facturen en houdt administratieve en leveranciersdossiers actueel.
• Leveranciers en goederen: je onderhoudt contacten met leveranciers, volgt bestellingen en levertermijnen op en zorgt voor een correcte ontvangst van binnenkomende goederen.
• Kantoororganisatie: je bestelt kantoormateriaal, houdt het kantoor netjes en zorgt dat de vergaderzaal klaarstaat voor bezoekers. Ook nieuwe collega's kunnen op jou rekenen voor een goed voorbereide werkplek.
• Procesverbetering: je denkt actief mee over hoe we onze administratieve werking slimmer, overzichtelijker en efficiënter kunnen organiseren.