AGO Select: Office Manager

AGO Jobs& HR EEKLO; Maldegem; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

AGO Jobs& HR EEKLO zoekt een gestructureerde administratieve ondersteuner die in Maldegem de werkplanning ondersteund en zorgdraagt voor tijdregistraties van zowel interne als externe medewerkers. Je beheert aanvragen en reserveert hotelovernachtingen, terwijl je administratieve processen nauwkeurig afhandelt.

Daarnaast volg je transporten, huur van hulpmiddelen en onderhoud van voertuigen op en ondersteun je de salesafdeling bij dossierafwerking en facturatie.

Responsabilités

• Je ondersteunt administratief de werkplanning van zowel eigen medewerkers als externe partners.
• Je beheert en vervolledigt tijdsregistraties van intern en extern personeel.
• Je verzorgt de administratieve aanmelding en opvolging van extern personeel volgens de geldende regelgeving.
• Je boekt hotelovernachtingen en verwerkt deze administratief.
• Je volgt transporten en diverse hulpmiddelen nauwgezet op.
• Je verwerkt administratief de inhuur van transportmiddelen, hulpmiddelen en rollend materieel.
• Je plant en volgt keuringen, onderhoudsbeurten en reservaties van voertuigen en materieel op.
• Je controleert materialen en houdt de administratieve opvolging hiervan zorgvuldig bij.
• Je plaatst en beheert projectgebonden bestellingen, zoals verwarming, verlichting en HVAC-oplossingen.
• Je maakt projectfacturen op en zorgt voor een correcte verzending en opvolging, inclusief bijkomende prestaties.
• Je denkt mee na over oplossingen bij onverwachte situaties of administratieve uitdagingen binnen projecten.
• Je fungeert als back-up voor de tijdsregistratie.
• Je ondersteunt de salesafdeling bij de voorbereiding, opvolging en administratieve uitwerking van dossiers.

Description du poste

Geen enkele dag ziet er hetzelfde uit. Dankzij jouw organisatorisch talent behoud je het overzicht en zorg je ervoor dat processen efficiënt blijven verlopen.

• Je ondersteunt administratief de werkplanning van zowel eigen medewerkers als externe partners.
• Je beheert en vervolledigt tijdsregistraties van intern en extern personeel.
• Je verzorgt de administratieve aanmelding en opvolging van extern personeel volgens de geldende regelgeving.
• Je boekt hotelovernachtingen en verwerkt deze administratief.
• Je volgt transporten en diverse hulpmiddelen nauwgezet op.
• Je verwerkt administratief de inhuur van transportmiddelen, hulpmiddelen en rollend materieel.
• Je plant en volgt keuringen, onderhoudsbeurten en reservaties van voertuigen en materieel op.
• Je controleert materialen en houdt de administratieve opvolging hiervan zorgvuldig bij.
• Je plaatst en beheert projectgebonden bestellingen, zoals verwarming, verlichting en HVAC-oplossingen.
• Je maakt projectfacturen op en zorgt voor een correcte verzending en opvolging, inclusief bijkomende prestaties.
• Je denkt mee na over oplossingen bij onverwachte situaties of administratieve uitdagingen binnen projecten.
• Je fungeert als back-up voor de tijdsregistratie.
• Je ondersteunt de salesafdeling bij de voorbereiding, opvolging en administratieve uitwerking van dossiers.