Assistant administratif / Assistante administrative (H/F/X)

Centre Culturel de Neufchâteau - Centre Culturel de Neufchâteau; Luxemburg; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Résumé du poste

Centre Culturel de Neufchâteau recrute un responsable administratif et financier pour assurer la gestion financière, comptable et le suivi des subsides.

Vous assisterez la direction, gérerez la trésorerie, les caisses liées aux événements et superviserez les aspects RH, billetterie et logistique du bâtiment.

Le poste implique une collaboration avec l’équipe technique et les bénévoles, et nécessite rigueur, confiance et polyvalence.

Responsabilités

• Assurer la gestion financière et comptable courante: encodage des pièces comptables, factures et suivi des paiements.
• Préparer et suivre la trésorerie, les caisses d'argent pour les événements et clôtures de caisse.
• Participer au budget annuel, tableaux comparatifs et pièces justificatives pour les contrôles de subsides.
• Assurer le suivi administratif des subsides liés aux emplois.

Description du poste

Missions et responsabilités

Gestion financière et comptable

• Assurer la gestion financière et comptable courante : encodage des pièces comptables, factures entrantes/sortantes et suivi des paiements ;
• Préparer et suivre la trésorerie, les caisses d'argent pour les événements et réaliser les clôtures de caisse (billetterie/locations) ;
• Participer à la préparation du budget annuel, aux tableaux comparatifs et aux pièces justificatives pour les contrôles de subsides ;
• Assurer le suivi administratif des subsides liés aux emplois (Maribel,....).

Secrétariat général & RH

• Être un appui à la direction pour les tâches liées aux ressources humaines (relevés de prestations, Dimona,...) ;
• Assurer l'accueil physique/téléphonique, la gestion de la boîte mail centrale ;
• Gérer les assurances de l'ASBL ;
• Préparation administrative des réunions d'équipe et des instances (OA, AG).

Billetterie & Diffusion

• Paramétrer, encoder et gérer les activités sur le logiciel de billetterie (ventes, abonnements, gratuités, statistiques de fréquentation) ;
• Faire le suivi administratif des contrats de spectacles/ateliers, repas des artistes et déclarations de droits d'auteurs (Unisono, SACD).

Logistique, gestion du bâtiment

• Être la personne de référence pour la logistique du bâtiment, le planning d'occupation des salles, les achats de fournitures et les contrats d'entretien ;
• Gestion des locations d'espaces : traiter les demandes de réservation, établir les devis, contrats de location, facturations et suivi de la remise des clés.

Amélioration continue

• Mettre en place, structurer et optimiser les outils de gestion internes pour fluidifier le travail collaboratif ;
• Collaborer au quotidien avec la direction, l'équipe technique/d'animation, les bénévoles et les prestataires externes.